Como escrever um bom email profissional em 11 passos

Uma boa comunicação no trabalho inclui saber escrever um email profissional de forma correta. Descubra as nossas dicas e consiga fazê-lo sem dificuldade.

Como escrever um bom email profissional em 11 passos
Dicas simples para boas práticas

Depois das conversas que não deve ter no local de trabalho e dos hábitos que mais irritam os colegas, conheça o bê-á-bá de um email profissional bem redigido. Vamos começar?
 

Escrever um email profissional e formal passo a passo


1. Preencha sempre o campo do assunto. Evite termos como ‘’urgente’’ e seja conciso quanto ao tema ao qual o email diz respeito.

2. O email é um documento, e muitas vezes esquecemo-nos disso pela força da utilização de outros instrumentos de comunicação menos formais, como o Skype. Escusado será dizer que abreviaturas, gíria ou emoticons são dispensáveis na redação de um email profissional.

3. O tema do email deve ser abordado na primeira frase, de forma direta e explícita - deixe o efeito surpresa para outros contextos. Em nenhuma circunstância recorra a maiúsculas, há outras formas de frisar a importância de determinada informação.

4. Seja breve, não se perdendo em explicações que não são, de todo, necessárias para a passagem da informação aos destinatários. Quem lê um bom email profissional também sente necessidade de responder o mais brevemente possível.

5. Fuja de frases vazias, como “venho por meio desta” ou “é por meio deste”, por serem particuarmente óbvias.

6. Para as formas verbais,  o uso da impessoalidade funciona sempre bem, como é o caso dos seguintes exemplos: “sabe-se”, “considera-se”, “informa-se”. 

7. Use marcas em negrito, itálico ou com fundo amarelo em pontos estratégios no texto para assinalar partes importantes do seu email e identificar qual a ação que é esperada por parte dos destinatários (resolução de um problema, esclarecimento de dúvidas, comunicação de um resultado, etc). 

8. Se enviar anexos, não se esqueça de o referir no corpo do email. Dê nomes adequados aos documentos que anexa ao email.

9. Nunca envie um email profissional sem antes o rever e fazer as edições necessárias, o que inclui ter a certeza de para quem está a enviá-lo. As caixas de mensagem do gmail ou hotmail já dispõem de ferramentas de verificação da ortografia e da gramática, pelo que não há não desculpas para eviar um email com erros. 

10. Invista numa assinatura que contenha o seu nome, cargo, empresa e telefone/extensão se assim julgar adequado. Mostre-se ao dispor para clarificar qualquer questão que possa surgir. 

11. Por último e não menos importante, seja cordial e faça uso de ‘’palavras mágicas’’ muitas vezes esquecidas no contexto de trabalho como ‘’por favor’’ ou ‘’obrigado’’. E, claro, responda o mais rapidamente possível ao seu interlocutor, sempre que for o caso. A forma como redige e responde a um email profissional pode, à primeira vista, parecer pouco importante, mas é um bom espelho da sua postura enquanto colaborador de uma empresa. 


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