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Contabilidade organizada: o que é e para quem é obrigatória

Saiba o que é a contabilidade organizada, a quem se aplica e conheça ainda os benefícios e as desvantagens deste regime fiscal.

Contabilidade organizada: o que é e para quem é obrigatória
Conheça também as deduções de IRS na contabilidade organizada

Dá-se o nome de contabilidade organizada à opção fiscal de tributação dos rendimentos ao qual uma atividade comercial ou um negócio pode estar sujeito, o que costuma ser mais eficiente sobre o ponto de vista fiscal ao permitir a dedução da generalidade dos encargos com a profissão. No entanto, existe ainda outra opção, chamada regime simplificado. Perceba, aqui, as diferenças.

Para quem é obrigatória a contabilidade organizada

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Estão abrigados pelo regime de contabilidade organizada:

  • As empresas constituídas em sociedade, entre elas as sociedades em nome individual, sociedades por quotas e sociedades anónimas;
  • Os sujeitos passivos que sejam considerados empresários em nome individual e profissionais liberais cujo montante anual ilíquido de rendimentos ultrapasse os 200.000,00€.

No caso dos sujeitos passivos terem um rendimento menor, estes podem escolher ser tributados pelo regime da contabilidade organizada ou pelo regime simplificado. Em 2015 extinguiu-se o período mínimo de permanência de três anos neste regime, o que passou a permitir aos contribuintes comunicarem a alteração de regime (se aplicável) consoante a apresentação de declaração até final de março.

Vantagens e desvantagens da contabilidade organizada

Vantagens

Este regime fiscal tem a vantagem de averiguar o prejuízo ou o lucro com grande rigor, o que torna a sua utilização essencial para atividades maiores e mais complexas.

Na contabilidade organizada é também possível deduzir despesas relacionadas com a atividade comercial, incluindo os custos com o Técnico Oficial de Contas (TOC), segundo as regras de IRS ou IRC, o que não é possível no regime simplificado. Outras vantagens residem no facto de ter uma empresa que trata das suas obrigações fiscais, o que lhe dá:

  • A garantia de segurança que está a cumprir com a lei;
  • A garantia de que irá pagar os impostos devidos (e só os devidos), o que lhe permite poupar muito dinheiro em todo o processo;
  • O esclarecimento de dúvidas;
  • O tratamento de todas as burocracias;
  • Mais tempo disponível para o seu negócio, uma vez que ter contabilista liberta-lhe muito tempo.

Desvantagens

Uma das desvantagens da contabilidade organizada reside no facto desta trazer algum prejuízo, uma vez que o sujeito passivo é obrigado a contratar um Técnico Oficial de Contas (TOC) para verem submetidas as suas declarações. Esta contratação costuma custar entre 150€ a 200€ por mês.

Outra desvantagem reside no facto de ter de ser obrigatoriamente realizada a elaboração de dossiers fiscais que devem ser apresentados anualmente e guardados durante vários anos, o que retira algum tempo à empresa para a realização desta tarefa.

Deduções de IRS na contabilidade organizada

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Quando o sujeito passivo ou a empresa optam pela contabilidade organizada, estes podem deduzir as despesas com as suas atividades, entre elas:

  • Despesas através do uso de viatura própria no exercício da atividade (com limitações), além de combustíveis, deslocações e estadias;
  • Multas e coimas pela prática de infrações;
  • Despesas com o TOC;
  • Depreciações e amortizações de materiais informáticos, entre ele computadores e impressoras;
  • Despesas relacionadas com a residência da atividade, entre elas despesas correntes, de renda, manutenção e restauro ou a amortização de um empréstimo bancário.

A base de apuramento de imposto é o resultado líquido do negócio, sendo primeiro retirado o valor das despesas ao valor faturado e só posteriormente será aplicado o imposto. O trabalhador independente terá ainda de esperar o pagamento de retenções na fonte em sede de IRS caso os seus rendimentos ultrapassem os 10.000€ anuais.

Regime simplificado

Este regime fiscal costuma ser o mais escolhido, uma vez que é atribuído por defeito pela Autoridade Tributária e Aduaneira na altura em que um empresário em nome individual ou profissional liberal abre atividade, a menos que este manifeste preferência pelo regime de contabilidade organizada, devendo comunicar até ao fim do mês de março a intenção de mudar a forma de determinação do rendimento, consoante a apresentação de declaração de alterações.

O regime simplificado é uma opção de tributação dos rendimentos indicada para profissionais liberais e empresários em nome individual que recebam um montante anual ilíquido de rendimentos inferior ou igual a 200.000,00€ no exercício da sua atividade. Para ser abrangido por este regime:

  • Deve ser sujeito passivo residente em Portugal;
  • Não pode estar legalmente obrigado à revisão legal de contas;
  • Deve ter um balanço do período de tributação anterior inferior a 500.000€.

Vantagens e desvantagens do regime simplificado

Vantagens

A vantagem deste regime, quando comparado com o da contabilidade organizada, reside no facto de ter menos obrigações fiscais e despesas extra, além de não ser obrigatória a contratação de um Técnico Oficial de Conta, sendo esse um gasto a menos.

Desvantagem

A grande desvantagem está relacionada com a impossibilidade de deduzir as despesas, uma vez que a Autoridade Tributária considera que 75% dos rendimentos obtidos são líquidos e que os restantes 25% correspondem a despesas.

Deduções de IRS no regime simplificado

Neste caso, são considerados para efeitos de tributação 75% do rendimento declarado. Os restantes 25% são considerados encargos próprios da atividade e, como tal, livres de impostos. No imposto não são declaradas as despesas da atividade, entre elas a aquisição de bens ou serviços indispensáveis à atividade e deslocações.

Quando a atividade está relacionada com restauração e bebidas, prestação de serviços no âmbito das atividades hoteleiras e similares, vendas e subsídios destinados à exploração, a despesa imputável à atividade corresponde a 85% do volume de negócios.

IRC

O Imposto sobre o Rendimento de pessoas Colectivas (IRC) incide sobre o rendimento obtido pelas empresas nacionais ou companhias estrangeiras com rendimentos em Portugal. O reenquadramento anual deixou de ser efetuado para efeitos deste imposto, uma vez que se procedeu à revogação do regime simplificado, o que deixou sujeitas ao regime geral de determinação do lucro tributável todas as entidades coletivas.

Contabilidade organizada ou regime simplificado: qual a melhor escolha?

Antes de optar por um destes regimes, o sujeito passivo terá de tentar perceber qual a melhor escolha para o seu caso, uma vez que têm de ser tidas em conta diferentes despesas.

A contabilidade organizada apresenta despesas adicionais no regime simplificado, mas também oferece um maior rigor na imputação das despesas a abater aos proveitos. Assim, quanto maior é a atividade, como por exemplo quando as empresas ou os trabalhadores têm custos superiores a 25% dos seus rendimentos ou, mais precisamente, entre 25 000 € a 30 000 €, mais deve ser tida em conta a opção do regime da contabilidade organizada.

3 elementos a ter em conta antes de escolher um dos regimes

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1. Identifique a sua faturação anual

O melhor é começar por saber qual é a sua faturação anual. Se já tiver atividade aberta poderá guiar-se nos últimos anos e tentar entender se a sua vida profissional irá mudar muito, já que ao ter alguma noção da sua faturação anual conseguirá perceber quanto poderá poupar com impostos.

2. Identifique o seu escalão de IRS

Deve também saber qual é o seu atual escalão de IRS e a taxa aplicável. Esta taxa irá servir de comparação com a taxa de imposto a aplicar, caso venha a optar pela contabilidade organizada.

3. Conheça as suas despesas mensais

Depois de ter uma estimativa da sua faturação deverá identificar as despesas que tem com a sua atividade. Algumas são imediatas e outras não são tão conhecidas, estando entre o grupo:

  • Colaboradores e prestações de serviços;
  • Deslocações (despesas com combustível ou deslocações em viatura própria);
  • Água e eletricidade;
  • Telecomunicações;
  • Seguros;
  • Contabilidade (vários contabilistas têm avenças de valores muito distintos e aconselhamos a que tenha cautela para escolher um contabilista competente e que preste um bom serviço);
  • Produtos de investimento (como fundos de pensões);
  • Outros (que podem ser diversos, dependendo da atividade).

 

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Cátia Tocha Cátia Tocha

Formada em Ciências da Comunicação pela Universidade Autónoma de Lisboa, onde concluiu Licenciatura e Mestrado, começou o seu percurso como jornalista na Rádio. Hoje, escreve sobre diferentes áreas e tem já alguns anos de experiência na escrita para meios online.