3 dicas para estruturar melhor o dia

Acha difícil cumprir os prazos e objetivos diários? Experimente estas dicas para melhorar a produtividade.

3 dicas para estruturar melhor o dia
A organização pode ser a chave para um dia produtivo

Cada nova semana começa com a esperança, nem tão secreta, de conseguir estruturar melhor o dia, a vontade de fazer diferente e melhor, conseguir cumprir todos os prazos daquela lista ambiciosa de tarefas.

Porém, mal começam as reuniões, os e-mails e os telefonemas, as demandas parecem formar uma torre de tarefas acumuladas prestes a desmoronar.

Quando, dia após dia, os prazos não conseguem ser cumpridos e qualquer coisa está sempre a ser deixada para outro dia, não perca as esperanças.

Sem desespero, saiba que este ciclo pode ser quebrado. É necessário resgatar do meio do caos as boas intenções, as prioridades, o foco e a própria energia para voltar a estruturar melhor o dia.

3 dicas para estruturar melhor o dia

Escolha as coisas certas para trabalhar

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Dwight Eisenhower uma vez disse: “Tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. O urgente não é importante e o importante nunca é urgente”.

Normalmente, as tarefas urgentes são aquelas que trazem mais ansiedade, precisam de ser resolvidas rapidamente e ocupam parte importante da mente que deveria estar a trabalhar em assuntos a longo prazo.

É preciso observar a realidade para dar-se conta de que a avaliação feita por Eisenhower é muito correta: para evitar a sobreposição eterna de afazeres, a melhor opção é separar os assuntos a serem tratados em categorias e avaliar qual tarefa, se a importante ou a urgente, é a escolha mais acertada para cumprir naquele dia, e de que modo ela irá afetar o trabalho a longo prazo.

Aposte no trabalho intenso

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São tantas as distrações disponíveis, que é comum que o tempo perdido entre uma tarefa e outra seja muito maior do que o devido. Um bom método para apostar no trabalho intenso e ainda estruturar melhor o dia é criar um cronograma fixo de produção.

Isto significa ter horários estabelecidos para entrar e sair do trabalho, para as pausas do café e até mesmo para quando levar trabalho para casa. Além de tudo, a tabela também estipula os assuntos a serem tratados nos horários determinados e assim garante a atenção máxima a cada tarefa. Se um cronograma não funcionar, existe a opção do método Pomodoro que intercala ciclos de 25 minutos de trabalho intenso, sem nenhuma distração, com pequenas pausas de 5 ou 10 minutos.

Use a sua energia

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A boa notícia é que a melhor ferramenta para estruturar melhor o dia está disponível. A não tão boa é que ela depende, em parte, de cada um. Usar a própria energia para ter foco e conseguir uma rotina regrada é o segredo para um dia-a-dia estruturado.

Pesquisas apontam que aqueles que conseguem encontrar um propósito no trabalho que fazem, alimentam-se bem e praticam algum tipo de atividade física, conseguem mais facilmente repor as energias para cada novo dia de trabalho, ajudar os colegas nas situações de stress, e manter o foco nas atividades que exigem mais concentração.

Caso seja dono de um negócio, ou chefe de equipa numa empresa, o importante é ter em conta que os funcionários não são apenas os números que custam ou as atividades que exercem, são pessoas. E estas pessoas precisam de tempo para recarregar e voltar no dia seguinte com boa disposição para fazerem os seus trabalhos.

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