Dicas para gerir a caixa de email

Há duas maneiras de gerir a caixa de email: a boa e a má. Nós dizemos-lhe como gerir da melhor maneira.

Dicas para gerir a caixa de email
Aumente a sua produtividade

Temos algumas dicas para o ajudar a gerir a caixa de email da melhor maneira. Queremos libertá-lo de algumas chatices e ajudá-lo a melhorar a sua produtividade. Acredite que pode alcançar imenso com estas pequenas mudanças…

6 DICAS PARA MANTER A CAIXA DE EMAIL LIMPA E ORGANIZADA

1. DEFINA HORÁRIOS PARA IR À SUA CAIXA DE EMAIL

Ter uma aplicação que o avisa da chegada de um email pode ser bom mas acaba por ser contraproducente quando está focado em alguma tarefa e aquele “beep” o avisa que chegou um email. Quando chega um novo email, regra geral, sentimos uma imensa vontade de responder. E a tarefa que tínhamos em mãos… passa para segundo plano. Assim não conseguimos estar focados a 100% numa só tarefa.

O ideal nestas situações é definir horários para ir à sua caixa de email. De manhã, antes do almoço, às quatro da tarde… tudo depende do seu horário de trabalho e da maneira como se organiza. O importante é estar 100% focado na tarefa que tem em mãos e não ser distraído a toda a hora pelo seu email.

2. RESPONDA IMEDIATAMENTE

Não espere pelo dia seguinte para responder aos emails a não ser que seja mesmo necessário. O importante é que dentro da sua cabeça fique a saber que já respondeu ao email e que a tarefa que tinha a fazer na caixa de email está completa. Se deixar emails por responder, o seu cérebro vai estar sempre a recordá-lo de tal… e pode não conseguir focar-se noutra tarefa diferente se isso estiver sempre a martelar na sua cabeça.

3. USE MARCADORES, SEPARADORES E FILTROS

Os separadores servem para dividir os emails que recebe tendo em conta a origem dos mesmos. Se receber um email do trabalho pode definir que o email seja guardado no separador “Trabalho”. Se for de alguma rede social, no separador “Social”… e assim por diante.

Já os marcadores são, como o nome afirma, maneiras de separar e de organizar a sua caixa de email de uma forma muito mais específica. Se conseguir criar filtros na sua caixa de email, vai começar a notar uma grande diferença na sua organização.

Caso o email que receba contenha a palavra “password” porque não “dizer” à sua caixa de email para o guardar no marcador “Passwords”? É uma excelente forma de organizar e gerir a caixa de email.

P.S.: E se for spam? Ensine a sua caixa de email a distinguir o que é e o que não é spam para evitar receber emails indesejados que só lhe roubam tempo.

4. CANCELE AS SUBSCRIÇÕES QUE JÁ NÃO INTERESSAM

Ao longo da nossa vida vamos subscrevendo diversos emails promocionais. O problema é que ao fim de algum tempo, estes começam a ser demasiados e, bastantes vezes, nada aproveitados. Que tal começar a cancelar algumas subscrições e a cingir-se apenas ao que interessa? Gerir a caixa de email também passa por evitar que esta recebe correio indesejado.

5. CRIE GRUPOS

Se costuma enviar emails para várias pessoas ao mesmo tempo, comece a associar os contactos a grupos. Assim, quando quiser enviar um email a todo esse conjunto de pessoas basta escrever o nome do grupo e escusa de andar à procura dos contactos, um por um, para enviar. Simples e eficaz…

6. GRANDES DISCUSSÕES? LONGE

Procure manter conversas longas e grandes discussões longe do seu email. A sua caixa de correio eletrónico deve servir apenas para guardar o essencial – como quem diz, as conclusões dessas grandes conversas. Porque é que os sites que vendem produtos mantêm todos os pedidos de informação no próprio site? Para facilitar as transações, claro.

Pedem-lhe tudo no momento da compra e depois enviam um resumo de tudo para que fique registado. Assim evita-se uma longa e intensa troca de emails que poderia ocupar imenso espaço na sua caixa de entrada.

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