Dicas para gerir a caixa de email

Há duas maneiras de gerir a sua caixa de email: as boas e as más. Nós dizemos-lhe como gerir da melhor maneira.

Dicas para gerir a caixa de email
Aumente a sua produtividade

Temos algumas dicas para melhor gerir a caixa de email. Queremos libertá-lo de algumas chatices e ajudá-lo a melhorar a sua produtividade. Acredite que pode alcançar imenso com estas pequenas mudanças…
 

5 Dicas para manter a caixa de email limpa e organizada

 

1. Defina horários para ir à sua caixa de email

Ter uma aplicação que o avisa da chegada de um email pode ser bom mas acaba por ser contraproducente quando está focado em alguma tarefa e aquele “beep” o avisa que chegou um email. Quando chega um novo email, regra geral, sentimos uma imensa vontade de responder. E a tarefa que tínhamos em mãos… passa para segundo plano. Assim não conseguimos estar focados a 100% numa só tarefa.
 
O ideal nestas situações é definir horários para ir à sua caixa de email. De manhã, antes do almoço, às quatro da tarde… tudo depende do seu horário de trabalho e da maneira como se organiza. O importante é estar 100% focado na tarefa que tem em mãos e não ser distraído a toda a hora pelo seu email.
 

2. Responda imediatamente

Não espere pelo dia seguinte para responder aos emails a não ser que seja mesmo necessário. O importante é que dentro da sua cabeça fique a saber que já respondeu ao email e que a tarefa que tinha a fazer na caixa de email está completa. Se deixar emails por responder, o seu cérebro vai estar sempre a recordá-lo de tal… e pode distrair-se por causa disso.
 

3. Use marcadores, separadores e filtros

Os separadores servem para dividir os emails que recebe tendo em conta a origem dos mesmos. Se for do trabalho, pode definir que o email seja guardado no separador do trabalho. Se for de alguma rede social, no separador social… e assim por diante. Já os marcadores são, como o nome afirma, maneiras de separar e de organizar a sua caixa de email de uma forma muito mais específica. Se conseguir criar filtros na sua caixa de email, vai começar a notar uma grande diferença na sua organização. Caso o email que receba contenha a palavra “password” porque não “dizer” à sua caixa de email para o guardar no marcador “Passwords”?
E se for spam? Ensine a sua caixa de email a distinguir o que é e o que não é spam.
 

4. Cancele as subscrições que já não interessam

Ao longo da nossa vida vamos subscrevendo diversos emails promocionais. O problema é que ao fim de algum tempo, estes começam a ser demasiados e, bastantes vezes, nada aproveitados. Que tal começar a cancelar algumas subscrições e a cingir-se apenas ao que interessa?
 

5. Crie grupos

Se costuma enviar emails para várias pessoas ao mesmo tempo, comece a associar os contactos a grupos. Assim, quando quiser enviar um email a todo esse conjunto de pessoas basta escrever o nome do grupo e escusa de andar à procura dos contactos, um por um, para enviar. Simples e eficaz…
 
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