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Gestão de Projetos: tudo o que deve saber

Gostava de saber como fazer uma boa gestão de projetos e que técnicas deve utilizar para garantir o sucesso do seu negócio? Descubra tudo aqui.

Gestão de Projetos: tudo o que deve saber
Aprenda as melhores estratégias para garantir o sucesso da sua empresa

Uma boa gestão de projetos é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. As melhores ideias podem ser executadas pelos profissionais mais capacitados, mas os resultados podem ficar comprometidos se não existir um planeamento bem estruturado e organizado para esse projeto.

As ações de uma empresa, quando têm um plano de execução, têm melhores resultados – não duvide. Decisões tomadas sem uma estratégia bem definida e sem qualquer planificação, podem mesmo prejudicar a boa saúde do projeto. Vamos evitar este problema, certo?

Gestão de Projetos: como aplicar eficazmente na sua empresa


Um projeto é um esforço provisório delineado para criar um produto, serviço ou resultado único e exclusivo, que exige planeamento, execução e controlo por uma ou várias pessoas.

Durante o processo de gestão de um projeto existem alguns passos a seguir para garantir um maior controlo sobre os riscos e potenciar os melhores resultados. Para uma gestão eficaz é necessário compreender um projeto na sua esfera global, definir os objetivos a serem alcançados e segmentar ações com pontos específicos para as diferentes etapas.

gestao de projetoFonte: Unsplash/Štefan Štefančík

Ciclo de vida de um projeto

1. Iniciação

Esta fase procura identificar o objetivo ou a necessidade do projeto, que pode ser um problema ou uma oportunidade para a empresa. Devem-se reunir as informações mais relevantes para dar início ao projeto e o foco de atuação deve ser direcionado para o entendimento global das necessidades.

A viabilidade de todas as opções propostas deve ser analisada para se submeter uma solução final para aprovação. Após aprovação inicia-se oficialmente o projeto através do Termo de Abertura.

2. Planeamento

Na fase de planeamento define-se tudo aquilo que será realizado ao longo do projeto. Engloba cronogramas, dinâmica de tarefas, alocação de recursos, análise de custos e identificação de riscos – entre outros fatores que possam influenciar o desenvolvimento do projeto. A informação deve ser exaustivamente detalhada, de forma a garantir que o projeto é executado com sucesso e com o mínimo de dificuldades ou anomalias associadas.

3. Execução

Na fase de execução materializa-se tudo aquilo que foi planeado anteriormente. Qualquer erro associado a fases anteriores é identificado durante este processo. Esta fase de realização de tarefas consome grande parte do orçamento e do esforço do projeto, tendo como foco o cumprimento de objetivos, prazos, custos e qualidade, entre outros fatores definidos como relevantes para o sucesso do projeto.

4. Monitorização e controlo

Esta etapa ocorre simultaneamente às fases de Planeamento e  de Execução do projeto. O objetivo desta fase é acompanhar tudo o que é realizado durante o projeto, verificar o cumprimento do plano definido, identificar anomalias e propor medidas corretivas e preventivas no menor espaço de tempo possível.

5. Encerramento

Esta fase é a formalização da conclusão do projeto, com a aceitação dos resultados entregues em concordância com os objetivos propostos. É, também, uma fase de aprendizagem onde se faz um balanço de todo o processo, avaliam-se as estratégias mais eficazes e identificam-se os erros ou irregularidades a evitar em projetos futuros.

7 ferramentas gratuitas para gestão de projetos


As ferramentas de gestão de projetos podem auxiliar no controlo, na organização e na otimização de tarefas e recursos. Quando as tarefas estão estruturadas e organizadas, torna-se mais fácil para todos os elementos de uma equipa acompanharem o que precisa ser feito, bem como quando e por quem será executada cada tarefa. Assim, claro, evitam-se confusões na execução de funções e uma ineficaz gestão do tempo.

Para quem não quer investir numa ferramenta de suporte à gestão de projetos, deixámos aqui algumas sugestões  gratuitas com um conjunto de funcionalidades que as tornam uma excelente opção.

gestao de projetoFonte: Pixabay/Rawpixel

1. Visual Studio Team Services

É uma ferramenta de gestão de projetos da Microsoft. As principais características deste software são os boards de tarefas para Scrum e Kanban, gráficos e dashboards, gestão de bugs, além de um sistema de rastreio de trabalho altamente escalável. Possui integrações para repositórios Git, automação de build, entre outras funcionalidades. É possível utilizar gratuitamente esta ferramenta até cinco utilizadores por conta.

2. Asana

Projetada pelo co-fundador do Facebook, Dustin Moskovitz, a Asana funciona como uma ferramenta de monitorização de trabalho, com foco no aumento da produtividade e na colaboração entre os membros da equipa.

Podem ser criados vários espaços de trabalho, com projetos e tarefas que são atualizados automaticamente. É possível ainda acompanhar tudo através de comentários, notificações e anexos. A sua utilização é muito fácil e intuitiva e as funcionalidades de comunicação e interação são muito semelhantes às de uma rede social.

3. Meister Task

A Meister Task é uma ferramenta de gestão de projetos que existe em duas versões: uma gratuita e outra paga. Tem boards flexíveis que se adaptam perfeitamente a diferentes fluxos de trabalho e possui integrações com diversas ferramentas – tais como Mind-Mapping, Slack, GitHub ou Zendesk – para automatizar fluxos de trabalho e garantir a produtividade. Além disso, possui recursos extras de calendário para agendar reuniões e estipular prazos, tudo num só lugar.

4. Aha!

Aha! é uma ferramenta de gestão de projetos que permite gerir a visão do produto, objetivos, roadmap dos produtos, prazos, requisitos, criar relatórios e partilhar informações com os elementos intervenientes no projeto. Também oferece integração com o Jira, Github, Slack, Google Drive e outros.

5. Project Libre

O Project Libre permite a gestão de tarefas, recursos, prazos e outras atividades inerentes aos seus projetos de maneira dinâmica e intuitiva. Além disso, possibilita a integração com o seu ERP, contribuindo para a otimização do seu trabalho.

Foi criado com o objetivo de ser uma alternativa aos softwares comerciais, como o Microsoft Project. Permite a importação e exportação de arquivos do software da Microsoft, com uma ampla base de recursos, contendo um sistema simples e bastante intuitivo para quem o utiliza.

6. Agilefant

Sustentado nas metodologias ágeis de gestão de projetos, a Agilefant é uma plataforma open source que permite gerir portfólios de projetos, sprints, tarefas e cronogramas de forma simples. Possui uma vasta gama de funcionalidades para ajudar a aumentar a produtividade no trabalho e a otimizar recursos.

A ferramenta é de fácil utilização, permitindo que uma ou várias pessoas de setores distintos a usem de forma bastante simples e sem prejudicar o seu trabalho.

7. Xmind

Quem está envolvido em projetos está, também, habituado a fazer sessões de brainstorming para identificar oportunidades de negócio, riscos do projeto e ideias para o seu desenvolvimento. A ferramenta Xmind permite organizar toda a dinâmica e informação envolvida no processo criativo, para uma análise mais completa e abrangente de todas as oportunidades que o projeto pode originar. Realiza uma análise mais detalhada dos projetos e por ordem cronológica, por meio de organogramas e gráficos de negócios, o que origina melhores resultados de produtividade.

A ferramenta possui ainda um sistema de apresentação que permite a visualização de projetos tópico a tópico, o que otimiza recursos com foco em pontos chave.

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Ana Luísa Machado Ana Luísa Machado

Ana Luísa Machado é Mestre em Psicologia e possui formação em Marketing Digital & Ecommerce. É uma foodie assumida e uma apaixonada por comunicação, tecnologia e viagens. Adora partilhar experiências e acrescentar valor a todos os que se cruzam na sua vida.