6 dicas para criar a política de frotas da empresa

A política de frotas é um documento importante, pois define os termos de utilização da frota de veículos dentro da empresa.

6 dicas para criar a política de frotas da empresa
O documento da política de frotas deve ser claro e direto

A implementação de uma política de frotas bem estruturada é fundamental para que a gestão dos veículos de uma empresa seja feita de forma sustentável. Para criar a política de frotas da empresa, o gestor de frotas deve definir algumas normas e procedimentos, tendo como base a estratégia da empresa. Estas normas devem ser um guia de conduta para os colaboradores utilizarem de forma adequada os automóveis que conduzem.

Se quer implementar uma política de frotas na sua empresa, mas não sabe como o fazer, deixamos aqui algumas dicas que podem ajudar a criar a política de frotas da empresa.

Dicas para criar a política de frotas

1. Documento com regras claras

Invista num documento que seja claro e direto quanto aos objetivos da política de frotas necessária para a empresa. Um dos erros mais comuns é quando se utilizam frases e termos técnicos demasiados complexos.

Convém ficar definido, de forma explicita, quais as normas de utilização do veículo e estabelecer boas práticas de uso dos veículos, para que o condutor saiba as responsabilidades legais no caso de usar de forma incorreta o carro.

2. Envolver os condutores

Para elaborar um documento bem estruturado de política de frotas deve-se ter em conta a opinião dos condutores. Não se esqueça que este conjunto de medidas influencia diretamente o trabalho dos motoristas dos veículos.

Devem ser estabelecidos objetivos concretos sobre o que se espera de cada condutor e de que forma podem melhorar a sua condução: consumo de combustível, sinistralidade, comportamento ao volante, desvios de rota, infrações, etc.

É importante relembrar aos condutores que devem conduzir com segurança, pois assim vão contribuir para a redução de custos de manutenção/ revisão e sinistros.

3. Comparar documentos com empresas com o mesmo negócio

Em relação à empresa, defina normas realistas e ajustadas ao negócio. Para tal, pode (e deve) comparar valores com outras empresas do mesmo setor. Partilhe, sempre que possível, informações e ideias com outros gestores de frota.

Se a administração da empresa permitir deve ser publicada a classificação do desempenho dos condutores e colaboradores que estão envolvidos na frota. Neste documento deve ser realçado o desempenho dos colaboradores e se atingiram (ou não) o que era esperado pela empresa.

politica frotas

4. Política da empresa versus pilares da gestão de frotas

É preciso saber adequar a política/ estratégia da empresa à gestão de frotas. Para tal, deve definir para cada veículo questões como consumo de combustível, tipo de utilização, intervalo entre as manutenções, dias de utilização, entre outras normas. Só dessa forma terá um controlo sobre os custos da frota.

Um outro pilar da gestão é a operação da frota. Deve ficar definido o número de veículos disponíveis na frota e quais os funcionários que podem usufruir desta. Esta medida irá evitar o desvio de funções e gastos excessivos para a operação.

A empresa deve também optar por colocar um software específico para rastrear e monitorizar a frota. Este tipo de equipamento é extremamente importante para controlar os gastos da operação.

5. Política de frotas em constante atualização

Numa empresa podem surgir alterações que levam a novas necessidades a qualquer momento. Por essa razão, é fundamental atualizar a política de frotas. Um dos casos mais frequentes é quando aumenta o número de veículos de uma frota. Essa alteração deve ser refletida no documento de política de frotas e comunicada aos colaboradores.

Nunca se esqueça que documento da política de frotas deve ser revisto uma ou mais do que uma vez por ano. É um documento dinâmico e, como tal, o gestor de frotas deve modificá-lo sempre que achar necessário.

6. Colocar a política de frotas em prática

Depois de ter definido o documento com as medidas e os procedimentos bem estruturados, coloque-o em prática. Convoque os funcionários ligados à frota e apresente-lhes o documento. Solicite aos colaboradores para que, de tempos a tempos, apresentem informações que permitam medir o sucesso das ações implementadas. E não hesite em compará-los com os objetivos da empresa.

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