Reunião de sucesso: como organizar?

Veja o que deve fazer para preparar uma reunião de sucesso e torná-las mais produtivas. 

Reunião de sucesso: como organizar?
O sucesso de uma reunião de trabalho mede-se pelo seu grau de eficácia.

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Quantas vezes não deu por si a pensar que passa a vida a saltar de reunião em reunião? Pois é, isso acontece. As reuniões são (obviamente) necessárias, o problema é que algumas delas nem sempre são as mais produtivas. A verdade é que não interessa tanto a frequência com que reúne com os seus colegas ou colaboradores, mas sim o grau de produtividade da mesma e os resultados obtidos. Mas é possível alterar esse cenário e planear reuniões produtivas e eficazes. Para o organizar uma reunião de sucesso só precisa de saber o que fazer antes, durante e depois da reunião. 
 

6 Dicas para organizar reuniões de sucesso

As reuniões são uma importante ferramenta de trabalho. É através delas que muitas das vezes se resolvem determinados problemas pendentes ou se tomam decisões importantes para o bom desempenho dos vários departamentos e, consequentemente, relevantes para o sucesso da empresa. A questão é que por vezes estas reuniões de trabalho são mal planeadas, fazendo com que os assuntos que realmente interessam acabem por continuar pendentes e sendo também prejudiciais para os participantes, que – entretanto – deixaram as suas tarefas em standby. Errado? Sim, muito. O mundo não pára e no mundo dos negócios todos os minutos contam. Se quer evitar reuniões desnecessárias ou ineficazes, a solução passa pela organização. Veja o que deve fazer.
 

1. Analise se é mesmo necessária uma reunião

Pense. Precisa mesmo de reunir com os seus colegas/colaboradores? Existem, de facto, assuntos relevantes para serem tratados? Lembre-se que uma reunião desnecessária representa dinheiro perdido. Basta pensar que durante o tempo que dura a dita reunião os colegas/colaboradores presentes não estão a desempenhar as suas tarefas. Se a reunião não der frutos, serviu apenas para atrasar o trabalho de quem participou (logo, atrasou o retorno financeiro desse trabalho). Antes de agendar uma reunião e convocar os participantes faça esta análise e tente perceber se realmente necessita desse encontro para resolver as questões que seriam discutidas ou se uma simples troca de emails (por exemplo) surte o mesmo efeito.
 
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2. Defina a agenda da reunião e envie-a aos participantes

Jamais vá para uma reunião com os tópicos na cabeça. Isso só vai servir para que disperse e acabe por não abordar todos os assuntos necessários. Antes da reunião crie uma agenda com todos os pontos a serem discutidos e distribua-a (com a devida antecedência) pelos participantes. Esta agenda vai servir de guia e vai ajudar a estruturar a reunião. E se todos os intervenientes souberem de antemão o que vai ser falado podem preparar-se e até levar consigo os materiais necessários (poupando tempo no decorrer da reunião). E mais. Nessa agenda defina a hora de começo e fim da reunião e assegure-se que é respeitado escrupulosamente. Isso vai ajudar a organizar a reunião e a evitar divagações desnecessárias.
 

3. Seja objetivo

É certo que as reuniões são uma boa oportunidade para se encontrar com um grupo alargado de pessoas da empresa e pôr a conversa em dia. Mas não é essa a ideia. Portanto, quando entrarem na reunião (a horas) vão diretos ao assunto. Já têm a agenda, portanto, já sabem o que vai ser falado. Mais uma vez, tempo é dinheiro, por isso não o desperdice.
 

4. Registe os assuntos discutidos e as decisões resultantes

A tão famosa ata. Durante a reunião registe tudo o que é falado (datas, medidas a desenvolver, decisões, etc.). Desta forma, nada será esquecido e pode, inclusivamente, servir para acompanhar o evoluir dos assuntos. Uma sugestão útil: na agenda, designe uma pessoa para tirar todas as notas da reunião. Essa mesma pessoa deve, após a reunião, organizar toda a informação e enviá-la para todos os participantes.
 

5. Faça um resumo da reunião

O tempo para esta conclusão deve estar estipulado na agenda. Faça um resumo breve dos assuntos discutidos e das decisões tomadas. Isto serve não só para garantir que tudo foi tratado, mas também para assegurar que todos os participantes estão cientes e de acordo com o que foi definido durante a reunião.
 

6. Registe e comunique os resultados da reunião

Assegure-se que depois da reunião, as decisões tomadas e a divisão de tarefas definida na reunião são registadas (a ata) e enviadas para todos os participantes (seja em papel ou por email), de forma a permitir que se organizem e possam até começar a preparar-se para a próxima reunião.
 

Reuniões de sucesso: uma questão de organização

Se seguir (e cumprir) as dicas que lhe deixamos vai certamente organizar reuniões mais produtivas e eficazes. Os resultados não vão tardar a aparecer.
 
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