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3 passos para trabalhar menos e produzir mais

Apresentamos-lhe 3 dicas para que consiga trabalhar menos e produzir mais.

3 passos para trabalhar menos e produzir mais
Trabalhar mais horas não é sinónimo de maior produtividade

Um colaborador pode estar 12 horas no escritório e ser menos produtivo do que outro que trabalhe apenas 7 ou 8 horas, pelo simples motivo que o colaborador que passa mais tempo no escritório está a perder demasiado tempo com tarefas desnecessárias, acabando a não se dedicar a tarefas mais importantes ou que resultem numa maior produtividade.

É no seguimento disso que este artigo surge. Para mostrar que é possível trabalhar menos e produzir mais, bem como quais os passos a seguir para o conseguir.


3 dicas para trabalhar menos e produzir mais


1. Faça uma lista das suas tarefas

Tarefas de Alto Valor
Pergunte a si mesmo. Quais as 3 coisas mais valiosas que faz, semanalmente, pelo seu empregador e/ou clientes? Independentemente da sua função específica numa organização, os seus dias são preenchidos com diferentes tipos de tarefas como, por exemplo, responder a e-mails, participar em reuniões, elaborar relatórios, arquivar papeladas, etc.

É extremamente fácil que acabe a fazer essas tarefas rotineiras em modo automático, sem nunca parar para pensar de que forma as suas tarefas estão a ajudar a organização a alcançar objetivos. O ideal é que pare então para pensar. Quais as tarefas de maior valor? Quais as que levam a um maior lucro da organização? O ideal será que faça uma listagem de todas as tarefas que trazem um maior benefício, como sendo tarefas de alto valor.

Tarefas com Significado
De seguida, pergunte a si mesmo. Quais as 3 tarefas que faz, semanalmente, pelo seu empregador e/ou clientes que mais o preenchem a nível pessoal? Esta questão pode parecer muito semelhante à anterior, mas a verdade é que esta refere-se às tarefas que faz que o deixam excecionalmente satisfeito, ou seja, refere-se às tarefas que são, de alguma forma, prazerosas.

Tarefas de Baixo Valor
Para terminar, pergunte a si próprio. Quais as 3 tarefas com menor valor que faz, semanalmente, pelo seu empregador e/ou clientes? Neste tópico, deverá colocar as tarefas que considera ineficaz e desnecessárias.

Tarefas sem Significado
De seguida, pergunte a si mesmo. Quais as 3 tarefas que faz, semanalmente, pelo seu empregador e/ou clientes que não o preenchem a nível pessoal? Esta questão refere-se às tarefas que faz regularmente, mas que não lhe dão qualquer prazer ou sentimento de satisfação.



2. Faça um plano

Depois de definir e dividir as tarefas em 4 grandes categorias - Tarefas de Alto Valor, Tarefas com Significado, Tarefas de Baixo Valor e Tarefas sem Significado - está na hora de fazer um plano.

O que fazer? É simples, coloque as 4 categorias lado a lado e facilmente se irá aperceber que o seu principal objetivo é focar-se em fazer as Tarefas de Alto Valor, bem como as com Significado, pois são essas as tarefas que o ajudam a contribuir de forma mais produtiva para a organização e em abrandar nas Tarefas de Baixo Valor e as sem Significado.

O seu plano é então o de começar a fazer apenas as tarefas consideradas o ouro e começar, gradualmente, a eliminar a prata e o bronze, procurando delegar para um assistente e/ou estagiário ou até pedir mesmo para que sejam eliminadas por completo, para benefício da organização.



3. Enfrente os seus medos

Depois de elaborar as suas listas, saberá quais as tarefas a manter e quais as tarefas a excluir, de forma a conseguir trabalhar menos e produzir mais. Agora vem a parte mais difícil, falar com o seu empregador ou cliente para discutir as mudanças.

É extremamente importante que enfrente os seus medos e, consequentemente, o seu empregador ou cliente, de modo a discutir as mudanças que pretende fazer. O ideal será que procure demonstrar de que forma essas mudanças podem beneficiar o cliente e/ou a organização, para que percebam que não está à procura de menos trabalho, mas sim a maximizar a sua produtividade e, consequentemente, a beneficiar a organização.

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