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Aprender a delegar: conheça 7 estratégias

Tal como qualquer outra competência, aprender a delegar tarefas também é possível. Continue a ler e saiba como conseguir com as nossas dicas.

Aprender a delegar: conheça 7 estratégias
Melhore a sua capacidade de liderança

A sua equipa não faz o que lhe pede? O mais provável é que não saiba delegar. Talvez acredite que pode realizar mais rapidamente uma tarefa do que “perder tempo” a explicar como se faz. Mas, se essa tarefa é para ser feita regularmente, já viu o tempo que perde só porque não quer delegar? Esqueça o dito popular “quem quer, faz e quem não quer, manda”, é tempo de aprender a delegar e nós vamos dizer-lhe como o fazer.

Ser líder de equipa, empresário ou ter outra qualquer posição com autoridade semelhante são posições com extrema importância. Delegar será sempre a chave principal para maximizar a sua produtividade e cumprir prazos apertados ou grandes volumes de trabalho. O problema é que muitos empresários e líderes não sabem delegar de forma eficaz ou não estão dispostos a fazê-lo, a menos que seja absolutamente necessário.

Delegar tarefas é uma competência que, como qualquer outra, pode ser aprendida e aprimorada ao longo do tempo. Coloque em prática as seguintes estratégias e veja a eficiência da sua equipa a aumentar.

Aprender a delegar: 7 estratégias para delegar melhor e fazer mais


Como ser um bom líder: 8 dicas essenciais

1. Aprenda a desprender-se

O maior problema dos novos chefes e líderes é a incapacidade de entregar o seu próprio trabalho a outros. Às vezes, estão tão dedicados a concluir o seu próprio trabalho que se recusam a deixar que outras pessoas ajudem. Outras vezes, temem que ninguém tenha as capacidades e competências necessárias para executar o trabalho com eficiência.

Seja qual for o caso, a prioridade deve ser aprender a entregar. Comece com pequenos passos, delegando apenas as tarefas mais pequenas e aumente gradualmente. Conheça melhor a sua equipa e melhore a confiança entre si e seus colegas de trabalho. Saiba que, eventualmente, terá que desprender-se do seu trabalho se pretende que a sua equipa seja bem sucedida.

2. Estabeleça um sistema de prioridades

Como parte do processo de entrega, comece a desenvolver um sistema de prioridades para tarefas. Naturalmente, esse sistema irá variar com base na especialização, setor e tipos de tarefas que costuma gerir.

Pode criar, pelo menos, quatro categorias de tarefas de acordo com o grau de esforço e grau de competências exigidos. A categoria mais qualificada deve conter as suas tarefas, as categorias menos qualificadas podem ser atribuídas a outros elementos da equipa.

O grau de esforço também indica quais as tarefas mais importantes a delegar, por exemplo, dar a outra pessoa a responsabilidade de uma tarefa de grande esforço e poucas competências, vai economizar muito tempo.

Estabelecer um sistema de prioridades, vai ajudar a perceber qual a natureza das suas tarefas e a aprender a delegar com eficiência.

3. Tenha atenção aos pontos fortes dos elementos da sua equipa

Como líder, terá que aprender as subtilezas dos seus companheiros de equipa. Deve conhecer os pontos fortes e os pontos fracos de cada indivíduo, incluindo o atual e o potencial leque de competências. Ao delegar, observe a sua equipa e atribua tarefas a quem tiver o maior número de competências relevantes para essa tarefa. Parece uma atitude óbvia, mas muitos líderes delegam a quem tem menos trabalho ou à pessoa que está mais perto.

Também é importante ser consistente. Por exemplo, delegar o mesmo tipo de tarefas ao mesmo indivíduo, aumentará a aptidão desse elemento para essas tarefas.

4. Dê sempre instruções.

Mesmo que o processo pareça óbvio para si, inclua as instruções em cada tarefa que delegar. Se tiver preferências específicas sobre como a tarefa deverá ser executada, inclua essa informação. Se tem um prazo rigoroso ou metas que precisa atingir, seja claro sobre isso.

A inclusão de detalhes e instruções diretas desde o início evitará a maioria das falhas de comunicação e permitirá que as tarefas sejam executadas de forma eficaz. É uma estratégia pro-ativa que será apreciada pela equipa e por si.

5. Não tenha medo de ensinar

A falta de alguém na sua equipa com capacidade para executar uma determinada tarefa da sua lista de obrigações, não significa que o trabalho não possa ser delegado. A maioria das competências pode ser aprendida – algumas mais facilmente que outras, é certo – por isso, não tenha medo de ensinar. Encare este ensinamento como parte do processo de delegar.

Embora a atribuição das suas tarefas possa gastar mais tempo do que poupar, escolha um elemento da equipa e considere um investimento. Ao transferir estas capacidades, estará abrindo a porta para atribuir todas as tarefas semelhantes a essa pessoa no futuro, recuperando assim o tempo que gastou a ensinar.

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6. Confie, mas verifique

Assim que uma tarefa é delegada, confie no seu colega de equipa para executá-la pelos seus próprios meios. Isso irá permitir que a pessoa lidere o trabalho da maneira que considerar melhor. No entanto, não tenha medo de ocasionalmente intervir e verificar se a tarefa está a evoluir conforme o planeado. Por exemplo, se entregou uma tarefa há uma semana e esta deve ser entregue no dia seguinte, confie que o seu colaborador está em cima do assunto, mas envie um e-mail de verificação rápido para garantir que não houve nenhum obstáculo na conclusão do trabalho.

Assim, irá transmitir mais confiança e respeito à sua equipa e evitar interrupções desnecessárias durante a realização da tarefa.

7.  Feedback para melhorar a delegação no futuro

feedback é a parte mais importante do processo de delegação e funciona nos dois sentidos. Se a sua equipa atingiu os resultados previstos com a tarefa que designou, faça-o saber publicamente, agradecendo e elogiando genuinamente. Se ficaram aquém, não tenha medo de fazer críticas construtivas. Por outro lado, convide ainda a sua equipa a partilhar os seus pensamentos sobre a sua delegação de tarefas, também vai ajudá-lo a aprender a delegar.

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