Há sempre muitas dúvidas em relação à necessidade de guardar faturas, bem como sobre o respetivo prazo. A verdade é que não há uma resposta única e tudo vai depender da categoria e do bem ou serviço que deu origem àquele documento.
Comecemos então por esclarecer um ponto prévio. Todas as faturas relacionadas com o IRS, que solicita com o número de contribuinte e que surgem automaticamente no portal E-Fatura, podem ser descartadas.
Mas, atenção para este ponto, se precisar de inserir algum desses documentos manualmente, então o respetivo comprovativo deve ser guardado durante quatro anos.
Caso o comerciante venha a carregar a fatura, e esta depois apareça em duplicado no seu E-Fatura, já pode desfazer-se do comprovativo em papel.
Quanto às restantes faturas, relativas a compras, pagamento de serviços, ou para fins de garantia, há sempre um período mínimo pelo qual devem ser guardadas, sendo que os prazos variam de acordo com a natureza do bem adquirido ou serviço prestado.
Para os particulares, os prazos podem variar entre os 6 meses e os 5 anos. Para as empresas, as regras são mais rígidas.
Prazos para guardar faturas no caso dos particulares
6 meses
As faturas relativas a despesas com bens e serviços públicos essenciais devem ser conservadas durante seis meses.
Este é o prazo após o qual prescreve o direito de recebimento do montante relativo a estes serviços, de acordo com a Lei dos Serviços Públicos (artigo 10.º). Assim, caso esses prestadores lhe queiram cobrar consumos com mais de meio ano, saiba que, segundo essa lei, não tem que os pagar.
Porém, para efeitos de IRS, as faturas relativas a estes gastos podem ter de ser guardadas por mais tempo, conforme explicado mais abaixo.
Da mesma forma, as faturas que digam respeito a despesas com serviços públicos essenciais, nos quais se consideram a eletricidade, a água, o gás, a Internet ou telefone, devem ser preservadas por igual período (seis meses).
1 ano
Quando se trata de obras domésticas, nomeadamente serviços prestados por um canalizador, pintor, pedreiro ou eletricista, as faturas devem ser mantidas durante um ano, pois esse é o prazo para apresentar reclamação, no caso de uma anomalia.
2 anos
O prazo para guardar faturas de serviços de reparação automóvel é de dois anos, correspondente ao período de garantia que lhes está associado.
O mesmo tempo se aplica aos serviços prestados por profissionais liberais, nos quais se destacam os advogados ou médicos privados, que têm um período de dois anos para reclamar o pagamento relativo aos seus serviços.
3 anos
A compra de bens móveis – como, por exemplo, eletrodomésticos, mobiliário ou telemóveis – é um dos casos no qual as faturas devem ser guardadas por três anos, período que, atualmente, corresponde à sua garantia.
Não obstante, se o prazo da garantia for superior, a fatura deve ser conservada por igual período. Tratando-se de um bem usado, o prazo de garantia poderá ser reduzido para dois anos, não sendo necessário guardar a fatura por mais tempo.
Também uma instituição pública de saúde dispõe de três anos para reclamar o pagamento de eventuais despesas, pelo que se aconselha a conservar as faturas de saúde durante este período.
4 anos
Todos os documentos relativos a despesas inseridas manualmente no e-Fatura para efeitos de IRS devem ser mantidos por quatro anos, período até ao qual poderá ser alvo de inspeção por parte da Autoridade Tributária. Este prazo é estabelecido pelo n.º 6 do art.º 3º do DL 198/2012.
Já para as faturas que entram automaticamente no e-Fatura, esse prazo não se aplica, uma vez que não existe obrigatoriedade de manter o comprovativo em papel. Ainda assim, por precaução, os especialistas aconselham a conservar também esses documentos até, pelo menos, à liquidação da declaração de rendimentos.
Quanto aos comprovativos de pagamento do Imposto Único de Circulação, que servem de salvaguarda no caso de o Fisco, por algum motivo, os solicitar, devem ser igualmente mantidos pelo prazo de quatro anos.
5 anos
Para quem for dono de um imóvel, no caso de contratar um serviço de empreitada, deve guardar a respetiva fatura por, pelo menos, cinco anos. Igual período se aplica aos comprovativos de pagamento de rendas ou condomínios.
Prazos para guardar faturas no caso das empresas
Os documentos de suporte ao IRC devem ser mantidos por um período de 12 anos, em oposição aos 10 anos que vigoravam antes de 2014.
Os documentos relativos ao apuramento do IVA devem ser conservados por 10 anos.
Artigo originalmente publicado em julho de 2018. Última atualização em dezembro de 2023.