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Mensagem out of office: 7 dicas e bons exemplos

Ter uma mensagem out of office sempre que precisa de ausentar-se do escritório, formal ou criativa, é importante. Conheça dicas e exemplos.

Mensagem out of office: 7 dicas e bons exemplos
Saiba o que e como deve escrever

A mensagem out of office – ou de ausência do escritório – é muito importante.

Para quem o e-mail é uma ferramenta essencial de trabalho há que saber como deixá-lo em stand by sempre que é preciso, para poder aproveitar um fim de semana prolongado, pelas festas, para gozar umas merecidas férias ou por outra razão igualmente válida.

Uma mensagem out of office a informar quem possa tentar contactá-lo da sua ausência representa um especial cuidado e consideração pelos outros, ao mesmo tempo que lhe garante descansar, de facto, sem a preocupação de responder a algum pedido “urgente”.

Dependendo da área profissional em que atua, a mensagem out of office ou resposta automática de e-mail pode ser mais formal ou mais criativa, ainda que sempre curta e sem exageros. Considerando também as pessoas com quem comunica diariamente, deverá ser escrita num ou em diferentes idiomas (em Português e Inglês, por exemplo).

Nem sempre é fácil encontrar as palavras certas, mas não precisa de perder muito tempo. Veja algumas dicas a considerar no momento de criar a sua mensagem out of office.

Como criar a mensagem out of office perfeita


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Para que serve / quando usar

Uma mensagem out of office é importante sempre que precise de se ausentar do seu posto de trabalho e não possa/queira aceder ao e-mail. Seja por motivo de férias, em épocas festivas, dias especiais (casamento, aniversário, outros) ou até por doença, tenha o cuidado de preparar uma mensagem para comunicar a sua ausência àqueles que tentem contactá-lo.

Pode (e deve) escrever mensagens para ocasiões/necessidades diferentes. Não perde nada em fazê-lo, pelo contrário.

7 dicas para criar a sua mensagem out of office

Não precisa de perder muito tempo a criar um out of office perfeito. Basta ter alguns cuidados e apresentar uma mensagem clara. Se quiser (e puder) dar um toque de criatividade, tanto melhor.

Considere as seguintes dicas.

1. Seja claro
Em primeiro lugar, a mensagem deve ser clara e indicar com exatidão as datas e/ou horas exatas da sua ausência. Não queira correr o risco de ir de férias e deixar o e-mail a encher-se de mensagens sem resposta.

2. Seja breve
Use uma mensagem curta. Seja breve e útil. Caso haja alguém que possa substitui-lo na sua ausência indique o nome e o contacto da pessoa.

3. Avise aos colegas
Claro que é simpático apresentar uma alternativa ao seu destinatário, em caso de necessidade urgente. No entanto, certifique-se de que teve o cuidado de avisar o(s) seu(s) colega(s) que indicou para o efeito. Caso escreva algo como: “Vou estar fora, por favor contacte o Júlio Sousa”, avise o Júlio que lhe vai dificultar a vida nas próximas duas semanas.

4. Evite ser engraçado
Pode até ter alguma graça, mas evite, a todo o custo, ser engraçado. Isso pode não ser do agrado de quem lê.

Não escreva, por exemplo: “Estou de férias! Mas esperemos que quando voltar, tenha um humor melhor do que aquele que tive na última reunião!”

Tenha alguma moderação.

5. Seja criativo
Optar por uma mensagem um pouco diferente, com um toque de criatividade pode ser interessante e até adequado se trabalha numa área que o exija.

Com mais ou menos originalidade, dependendo do setor de atividade, crie “a sua” mensagem out of office.

6. Evite, a todo custo, os erros ortográficos
Certifique-se que não há erros ortográficos na sua mensagem. Leia com atenção e peça a outras pessoas que o façam. Verifique novamente. Para além de revelar falta de cuidado, pode ser embaraçoso.

7. Evite o detalhe
Uma mensagem curta e direta é sempre a melhor ideia. Porém, se realmente pretende explicar a razão da sua ausência, não exagere, não se gabe, não seja arrogante ou aborrecido.

Por exemplo, se tiver o privilégio de ir passar a sua lua de mel num dos destinos mais invejados do mundo, durante quatro semanas sem pagar nada, não precisa de partilhar com os outros a sua sorte grande. Ninguém quer saber.

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Dois exemplos de mensagens out of office


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Apresentamos alguns modelos de mensagem de ausência do trabalho – por motivo de férias ou pelas Festas (exemplo: Natal) – que pode utilizar, fazendo as adaptações necessárias.

1. BÁSICO

Para grande parte dos casos, o mais seguro é optar por uma mensagem mais simples e formal que apresente a informação necessária, de forma clara, sem floreados.

Pode precisar de apresentar uma mensagem out of office, por exemplo, em Inglês ou em Português e Inglês. Veja as sugestões.

Férias (Português/Inglês)

Obrigado pelo seu e-mail. Não estarei no escritório, pois estarei de férias de 18 de dezembro a 4 de janeiro. Caso necessite de apoio durante a minha ausência, é favor contactar _ [nome] __ através do [endereço de e-mail e número de telefone] ou _[nome] __ através do [endereço de e-mail e número de telefone].

Thank you for your e-mail. I’ll be out of the office on vacation from December 18 to January 4. If you need assistance in my absence, please contact ____ at [e-mail and phone number] or ____ at [e-mail and phone number]

Festas (Português/Inglês)

Obrigado pelo seu e-mail. Por ocasião das Festas, estarei fora do escritório de 24/12 a 04/01. Responderei ao seu e-mail assim que regressar. Caso seja algo urgente, por favor entre em contacto com ____ [nome, endereço de e-mail e número de telefone].
Boas Festas!

Thank you for your message. I’ll be out of the office for the Holidays from December 24 – January 4. I’ll respond to your message as soon as I can upon my return. If your message is urgent, please contact Mr./Mrs. [name, e-mail and phone number].
Happy Holidays!

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2. CRIATIVO

Se possível, seja criativo. A mensagem de resposta automática de e-mail pode ser uma oportunidade para mostrar um lado mais humano e desenhar um sorriso no rosto de quem lê. Certifique-se, porém, de que a mensagem é adequada aos seus contactos, ao tipo de atividade/negócio e à cultura da empresa.

  • Com surpresa:

Olá,
estou fora do escritório para as festas do Natal e Ano Novo. Apesar de não estar tão longe como na Sibéria ou no Pólo Norte, estarei completamente desligado/a de tecnologia até ao meu regresso.

Poderá esperar uma resposta ao seu e-mail a partir de [data].

Entretanto, tenho aqui uma surpresa para si:
[Incluir uma worksheet, ferramenta, vídeo, post, algo útil para os seus contactos]

Obrigada/o pela compreensão e até breve!
Boas Festas!

  • Com gif animado:

Bom dia, Boa Tarde ou Boa Noite!
Estou fora do escritório de [data] a [data], com acesso limitado a emails. Caso precise de resposta imediata, envie um e-mail para [nome e email do contacto].

Se não for o caso, então veja esta/e [tipo de animal] a [o que o animal está a fazer]:
[Inserir imagem/gif animado]

Os melhores cumprimentos.

Com as dicas e exemplos apresentados, vai conseguir escrever, com certeza, a mensagem out of office perfeita.

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Elsa Santos Elsa Santos

Formada em comunicação, conta com uma vasta experiência na área. Do jornalismo ao marketing digital, a escrita é o elo comum. Apaixonada por histórias, tem desenvolvido, nos últimos anos, diversos projetos de storytelling, copywriting e locução. É mãe de duas crianças, o que não lhe dá superpoderes, mas a obriga a estar permanentemente ligada.