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Aprenda a organizar a mesa de trabalho com a técnica japonesa 5S

Já ouviu dizer que a confusão é inimiga da produtividade? Aprenda agora a organizar a sua mesa de trabalho (e a mantê-la livre de tralha) com o método 5S.

Aprenda a organizar a mesa de trabalho com a técnica japonesa 5S
É japonês e garante que trabalha melhor

A desorganização prejudica muito mais do que simplesmente o aspeto de uma divisão. Na verdade pode mesmo afetar o seu estado de espírito e a sua motivação. Talvez nunca tenha pensado nisso, mas o seu local de trabalho é tão importante quanto a sua casa. E se grande parte do seu tempo é passada precisamente no espaço de trabalho, talvez valha a pena dedicar-lhe algum cuidado e atenção.

Uma das formas de o fazer é começar por organizar a sua mesa de trabalho seguindo o método de origem japonesa 5S. Se quer acabar com o stress de andar constantemente à procura dos objetos de que precisa e ter apenas o essencial à mão, então esta é a escolha perfeita para resolver o problema da arrumação (ou da falta dela) no seu espaço de trabalho.

Tome nota de todas as dicas e ponha mãos à obra.

Como organizar a mesa de trabalho com o método japonês 5S


como organizar mesa de trabalho

De certeza que já ouviu dizer que uma forma de garantir a sua concentração e clareza mental é manter tudo aquilo de que não precisa guardado numa gaveta e longe da vista.

De acordo com um estudo do Instituto Nacional de Saúde dos EUA, quantos mais elementos estiverem no seu campo visual, maior competição haverá pela sua atenção. O mesmo é dizer que quanto mais desorganizada estiver a sua mesa de trabalho, mais difícil será manter o foco.

O 5S é um método de organização que pode aplicar ao seu espaço de trabalho, tornando-o mais clean e eficiente. Ao retirar do seu meio envolvente tudo o que é acessório e que possa comprometer a capacidade de concentração, esta técnica contribui para um aumento da produtividade.

O nome, 5S, deriva de uma lista de 5 palavras japonesas, todas começadas pela letra S e todas com um significado que se adapta totalmente ao propósito em causa: Seiri (selecionar), Seiton (organizar), Seison (limpar), Seiketsu (padronizar) e Shitsuke (manter).

Este é um método muito simples de organizar a mesa de trabalho mas que faz uma verdadeira diferença. E a melhor parte é que não precisa de lhe dedicar muito tempo diariamente – basta que tenha o cuidado de fazer uma arrumação rápida antes de sair do escritório todos os dias. Eis os cinco passos da técnica 5s:

1. Selecionar (Seiri)

Pense nesta primeira etapa como uma espécie de triagem assente no bom senso. Os materiais e objetos terão de ser utilizados e arrumados com equilíbrio – tudo aquilo que é considerado dispensável deverá ser descartado ou realocado. Neste processo vai ganhar espaço, facilitar a limpeza da sua mesa e preparar o cenário para os passos seguintes do 5S.

2. Organizar (Seiton)

Agora que já tratou da seleção é hora de passar à organização. Nesta etapa deverá avaliar a importância de todos os objetos e organizá-los de forma a que estejam acessíveis sempre que necessitar de os utilizar. Pode recorrer a ferramentas de ajuda, como estantes, etiquetas e pastas, entre tantas outras opções. No entanto, é importante que fixe uma regra de ouro: tudo deve ter o seu lugar específico de arrumação.

Pode parecer-lhe estranho mais vai notar automaticamente os resultados positivos desta mudança. Não só vai poupar tempo, como será muito mais fácil encontrar aquilo de que precisa no momento certo.

3. Limpar (Seison)

Esta é a fase da limpeza. É o momento em que tem de perceber a importância de eliminar tudo o que está a mais, desde a sujidade no seu sentido literal a objetos acessórios ou completamente desnecessários à sua rotina diária. Significa isto que tem de manter impecável todo o ambiente que o circunda, o que inclui armários, gavetas, mesa e, até mesmo, o chão que pisa.

4. Padronizar (Seiketsu)

Neste caso, a padronização traduz-se na fixação de padrões que facilitem o dia-a-dia no escritório. Locais de arrumação, cores, etiquetas e iluminação fazem parte dos elementos que devem obedecer a uma lógica padronizada. O objetivo é garantir que respeita os primeiros S’s, de modo a que não se percam.

5. Manter (Shitsuke)

Esta última etapa do método japonês, que pode pôr em prática para organizar a sua mesa de trabalho, assenta na ideia de disciplina. Define-se pelo compromisso para com todas as etapas anteriores do 5S – e é um compromisso que tem mesmo de cumprir. É, por isso, importante que crie regras para manter a arrumação que tanto trabalho lhe deu a conseguir e que tem o poder de facilitar as suas tarefas diárias.

O resultado? O seu estado de espírito será bastante mais positivo e vai notar uma verdadeira mudança na sua produtividade. Por outro lado, também a qualidade o trabalho será superior.

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