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Marta Maia
Marta Maia
27 Mai, 2022 - 09:18

Até quando guardar as faturas do IRS?

Marta Maia

Saiba até quando tem de guardar as faturas do IRS e conheça os casos em que nem precisa de ficar com os papéis em casa.

Guardar faturas do IRS

Noutros tempos, guardar as faturas do IRS era um desafio para os menos organizados: o Estado pedia aos contribuintes que guardassem o comprovativo em papel de todas as despesas durante, pelo menos, dez anos. Hoje, graças à digitalização dos processos burocráticos, a exigência já não é igual.

Ainda não é a altura de esvaziar as gavetas: continuamos a ter de guardar as faturas do IRS para apresentá-las às Finanças se formos convocados. Mas já não precisamos de guardar todos os comprovativos e os prazos também ficaram mais curtos.

Porquê guardar as faturas do IRS?

As faturas com número de contribuinte são o comprovativo que temos de tudo o que comprámos, quando, a quem e por quanto dinheiro. Para o Estado – ou, em particular, para a Autoridade Tributária (AT) -, as faturas são a única forma de comprovar que a venda/compra de facto ocorreu e que cliente e vendedor prestam informações coincidentes ao Fisco.

A importância de garantir que cliente e vendedor prestam informações coerentes está na necessidade de assegurar a cobrança devida de impostos – que nem o vendedor declare vendas que não fez, nem o contribuinte peça dedução de despesas que, na realidade, não teve.

As faturas eletrónicas

Quando, em consequência da digitalização dos serviços do Estado, foram implementadas as faturas eletrónicas, todo o processo de verificação fiscal ficou mais eficiente e já não é preciso guardar todas as faturas do IRS.

Hoje, quando um consumidor faz uma compra, a fatura dessa transação é registada pelo vendedor num sistema informático e comunicada, por via eletrónica, à Autoridade Tributária, até ao dia 12 do mês seguinte àquele em que a transação aconteceu. Estes dados são depois catalogados pela AT: a mesma fatura fica registada no processo do vendedor e na conta pessoal e-Fatura do cliente.

Quando guardar as faturas do IRS

Agora que todo o sistema está digitalizado, só é necessário guardar as faturas do IRS em papel se houver algum desencontro entre a informação prestada pelo contribuinte e a informação prestada pelo vendedor. 

Se não houver desalinhamento – ou seja, se o consumidor confirmar que a fatura foi devidamente registada na sua conta e-Fatura e corretamente imputada para efeitos de dedução à coleta -, os comprovativos em papel podem ser descartados.

Mantêm-se, então, as seguintes situações em que é preciso guardar as faturas do IRS:

O contribuinte tem de identificar manualmente a área económica do vendedor

É preciso guardar as faturas do IRS quando elas aparecem no e-Fatura sem área económica associada e o contribuinte tem de completar o processo à mão. Isto acontece quando o vendedor tem vários Códigos de Atividade Económica (CAE), e a fatura em papel serve para provar às Finanças que a imputação da área económica foi feita corretamente e que a despesa é elegível para dedução à coleta.

A exceção vai para as faturas que o contribuinte definir como “outros bens e serviços”, que, por não serem dedutíveis à coleta, não serão escrutinadas. Nestas, não é preciso guardar as faturas do IRS.

A fatura ainda só foi registada pelo contribuinte

Se o contribuinte registar manualmente uma fatura no portal e-Fatura, deve guardar o comprovativo em papel até que o vendedor também registe essa fatura. Quando isso acontecer (o vendedor tem até 25 de fevereiro do ano seguinte ao da emissão da fatura), o contribuinte deve apagar o registo do seu lado e pode deitar fora a fatura em papel.

O vendedor não regista a fatura

Nos casos em que o contribuinte regista uma fatura no e-Fatura, mas o vendedor não cumpriu a mesma obrigação até ao dia 25 de fevereiro do ano seguinte, o contribuinte é obrigado a guardar a fatura em papel para poder apresentar à AT quando for chamado a esclarecer o caso.

Durante quanto tempo é preciso guardar as faturas do IRS?

Todas as faturas que o contribuinte impute manualmente a uma área económica que dê direito a dedução à coleta devem ser guardadas durante quatro anos. O mesmo se aplica às faturas que o contribuinte registou no e-Fatura, mas o vendedor não confirmou o mesmo registo.

As faturas que foram registadas pelo consumidor e, mais tarde, pelo vendedor, não precisam de ser guardadas em papel a partir do momento em que ambas as partes forneceram informação à AT.

Como guardar as faturas do IRS?

Apesar de a digitalização dos serviços tributários ter vindo a dispensar os contribuintes de guardar muitas faturas, alguns documentos ainda terão de ser mantidos em arquivo – e quatro anos é muito tempo.

Para não se perder no meio de tantos papéis, a melhor forma de se organizar é catalogando as faturas que tiver. Organize um dossier com separadores e atribua cada separador a uma área económica dedutível na coleta (saúde, educação, cabeleireiros e salões de estética, reparação de automóveis, alojamento e restauração, imóveis, lares, veterinários, transportes públicos e ginásios), mais um para as faturas que tiver comunicado à AT, mas o vendedor não.

Na hora de arquivar faturas, organize-as por data: as mais antigas primeiro, as mais recentes no fim. Assim já sabe que, sempre que tiver de adicionar uma fatura ao dossier, basta colocá-la no fim do respetivo separador.

Quando (e se) for chamado pela AT a apresentar as faturas, será muito mais fácil recuperar documentos específicos e tornará o processo todo mais eficiente.

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