Viagens de negócios: automatize a gestão das despesas e deixe de guardar as faturas

Um dos desafios que as empresas enfrentam durante as viagens de negócios dos seus colaboradores é a gestão de despesas de alimentação, transporte e hospedagem desses profissionais.

Quando essas despesas são tratadas de forma manual, tendemos a acumular uma infinidade de recibos e faturas em papel para serem contabilizadas à mão. Isto, também implica ter que guardar depois durante 10 anos as faturas. 

Realizar estas tarefas manualmente, representa um investimento de tempo e recursos considerável, além do risco de cometer erros durante a entrada de dados. Com o uso de um software de gerenciamento de despesas, tudo isto é perfeitamente evitável.

Como funciona a digitalização de despesas com a Tickelia?

A Tickelia é uma solução App de gestão de despesas de viagem que digitaliza recibos e faturas resultantes dos pagamentos a restaurantes, hotéis, transportes ou portagens. A Tickelia automatiza o processo de pagamento, reporte, aprovação, contabilização e liquidação destas despesas.

O software da Tickelia é utilizado em empresas de todo o mundo, com uma presença particularmente importante na Europa, mais concretamente, na Península Ibérica.

Para reportar uma despesa com a Tickelia, basta tirar uma foto do comprovativo com o seu Smartphone. A partir deste simples gesto, a solução captura os campos relevantes da fatura ou recibo com a tecnologia OCR/ICR. Contabiliza a despesa, associando-a a um projeto ou centro de custo. A partir do momento em que a foto é feita, já não é necessário guardar a fatura em papel. Além disso, o relatório de despesas é gerado automaticamente, para que o colaborador não tenha que perder tempo com essas tarefas burocráticas.

A partir do Back Office da aplicação, os administradores poderão estabelecer fluxos de aprovação multinível, com base em diversas variáveis ​​para garantir o cumprimento da política de despesas da empresa. A configuração é bastante intuitiva.

Elimine as faturas e justificantes em papel

O Decreto-Lei 28/2019, que foi publicado para promover a faturação eletrónica em Portugal. Permite a digitalização das faturas e recibos. A fatura digitalizada e o seu arquivo têm plena validade jurídica. Isso significa, que após a digitalização do documento, o original em papel pode ser destruído.

O software da Tickelia cumpre com os requisitos da Autoridade Tributária e Aduaneira Portuguesa para que as faturas digitalizadas com esta solução possam ser arquivadas sem necessidade de guardar recibos em papel.

Além disso, esta solução tecnológica também inclui a possibilidade de utilizar o Cartão Visa Tickelia, que permite efetuar pagamentos de despesas corporativas. Ao pagar com este cartão a reconciliação bancária é instantânea. 

A vantagem mais importante dos cartões Tickelia Visa é a possibilidade de serem configurados em função de quem os utiliza. Podemos colocar restrições: permitem definir limites com base no valor, nos dias ou nos horários em que uma despesa pode ser feita ou mesmo dependendo do tipo de compra feita.

Da mesma forma, a função Smart AutoBlock permite o bloqueio automático do cartão em caso de uso indevido, prevenindo fraudes internas nas empresas.

Resumindo, a Tickelia simplifica a gestão de relatórios de viagens e despesas para torná-lo num problema a menos para as empresas.