Como arquivar a documentação da sua empresa

A manutenção e gestão de um arquivo implica a alocação de uma verba significativa do orçamento de uma organização. Saiba como o fazer de forma eficiente.

Como arquivar a documentação da sua empresa
Como e porquê arquivar documentos

Os arquivos são o testemunho da atividade das organizações e devem ser conservados a título de prova dos atos praticados. Devem ser conservados não só pela razão supra, mas essencialmente porque a sua grande maioria está altamente regulamentada, códigos do IVA, IRC e IRS, além do código das Sociedades Comerciais.

Todos vivemos rodeados de papel, dentro ou fora das nossas empresas, que temos de organizar e conservar pelas mais variadas razões. O problema coloca-se quando esse papel, essa informação, representa, para as nossas organizações, uma verba significativa na rubrica dos custos fixos, bem como o mais importante elemento de prova da sua atividade.

Se pensarmos que a manutenção e gestão de um arquivo implica, para além do espaço físico adequado (segurança, acessibilidade, etc.), recursos humanos com formação adequada, recursos materiais variados e atualmente já alguma tecnologia, depressa compreendemos que manter um arquivo próprio pode implicar a alocação de uma verba significativa do orçamento da nossa organização.

Acresce a estes fatores o facto da grande maioria das organizações estar localizada em parques empresariais ou zonas nobres das grandes cidades, cujo valor por metro quadrado é significativamente mais alto, face a outras localizações mais periféricas.

Arquivo de documentação: quais as opções para as empresas

Atento a estas situações, o mercado oferece já hoje um conjunto de soluções que certamente contribuem para ajudar as organizações a otimizar recursos e reduzir custos.

Qualquer dessas soluções é disponibilizada aos potenciais utilizadores sob a forma de serviço em sistema de “outsourcing”, permitindo uma utilização e gestão de forma controlada, transformando custos fixos em custos variáveis em função dos volumes e necessidades que cada organização tem. Assim, os utilizadores vão poder usufruir do rigor e profissionalismo de quem dedica o seu tempo a tratar da “papelada”.

Entre as soluções mais conhecidas e utilizadas, podemos encontrar a externalização do arquivo, para custódia externa cujo prazo de conservação legal ou probatório implique uma retenção temporal mais alargada.

Esta solução, já bastante utilizada pelas grandes multinacionais, é ainda pouco recorrente nas PME portuguesas, eventualmente fruto de algum desconhecimento ou mesmo falta de confiança, no momento da tomada de decisão em enviar o arquivo para o exterior.

organizar documentos

Igualmente, a gestão dos documentos “nado” digitais apresenta desafios importantes e diferentes. Nomeadamente, a velocidade com que a tecnologia evolui atualmente, o que contribui para estarmos sempre conectados, informados e em posse de todos os elementos que nos permitem a tomada de decisão “just in time”.

Quantos teraBytes temos nos nossos arquivos de fotografias digitais? Onde os guardar e como os catalogar? E os documentos empresariais e os documentos que o Estado nos envia pelo canal Viactt? A informação já não é um fator de diferenciação entre organizações concorrentes, mas sim a forma como cada organização acede, controla e utiliza essa informação para criar vantagens competitivas.

Portanto, é importante as organizações terem presente o conceito de “outsouring” quando se debatem estes problemas e externalizar o que seja efetivamente necessário numa lógica de segurança, eficiência e eficácia.

Sabe quando pode eliminar a documentação da sua empresa?

No âmbito da gestão documental, para que a sua organização possa ter um arquivo organizado e funcional (área muitas vezes descurada) é necessário ultrapassar algumas questões essenciais.

A primeira de todas e de capital importância prende-se com o conhecimento da legislação, no que concerne à conservação da documentação. A esta acrescem outras problemáticas como a formação de colaboradores em gestão documental e de arquivo e a necessidade de haver espaço para se ter um arquivo organizado.

Foquemo-nos agora nas alterações à lei, que devem merecer sempre a melhor atenção de todas as empresas, sob pena de uma inspeção da Autoridade Tributária e Aduaneira tornar-se num verdadeiro pesadelo.

Muitas vezes, deparamo-nos com situações de organizações que eliminam documentação que deveria ser conservada por mais tempo, desfazendo-se, por exemplo, ao fim de 10 anos, de documentação de conservação obrigatória que, por lei, deveria ser eliminada decorridos 12 anos.

Por outro lado, também há empresas que conservam documentos que poderiam ser eliminados em menor espaço de tempo, por serem cópias ou pelo facto de a legislação vigente possuir um tempo de conservação mais curto.

Este processo de avaliação de documentação é essencial para que se possa eliminar documentação corretamente, permitindo às empresas reduzir a massa documental a conservar, obtendo assim benefícios automáticos através da disponibilização de mais espaço e melhor organização.

Neste âmbito, é importante relembrar a alteração legislativa dos prazos de conservação da documentação contabilística, ocorrida em 2014. A Assembleia da República decretou, nos termos da alínea c) do artigo 161.º da Constituição, a Lei nº2/2014 – Artigo 123º 4, que os registos contabilísticos e respetivos documentos de suporte devem ser conservados em boa ordem durante um prazo de 12 anos civis em vez dos anteriores 10 anos.

De facto, a reforma do IRC levada a cabo pela Lei n.º 2/2014, de 16 de janeiro, veio alargar o prazo para manter e conservar em boa ordem os documentos de contabilidade, isto é, os livros, registos contabilísticos e documentos de suporte. Segundo o mesmo artigo (alínea 5), quando a contabilidade for estabelecida por meios informáticos, a obrigação de conservação referida no número anterior é extensível à documentação relativa à análise, programação e execução dos tratamentos informáticos.

Os documentos de suporte que não sejam documentos autênticos ou autenticados podem, decorridos três períodos de tributação após aquele a que se reportam e obtida autorização prévia do diretor-geral da Autoridade Tributária e Aduaneira, ser substituídos, para efeitos fiscais, por microfilmes que constituam a sua reprodução fiel e obedeçam às condições que forem estabelecidas.

É ainda permitido o arquivo em suporte eletrónico das faturas ou documentos equivalentes, dos talões de venda ou de quaisquer outros documentos com relevância fiscal emitidos pelo sujeito passivo, desde que processados por computador, nos termos definidos por portaria do Ministro das Finanças.

guardar documentos

Importa salientar, por fim, que as entidades que organizem a sua contabilidade com recurso a meios informáticos devem dispor de capacidade de exportação de ficheiros nos termos e formatos a definir por portaria do Ministro das Finanças (redação da Lei n.º55-A/2010, de 31 de dezembro).

Refira-se, porém, que esta lei é aplicada apenas para a documentação produzida a partir de 2014 e durou 2 anos, sendo atualmente de 10 anos, resultado do OE de 2016, no mesmo, é reduzido de 12 para 10 anos o prazo de conservação do processo de documentação fiscal e conservação dos livros, registos contabilísticos e respetivos documentos de suporte.

Esta alteração aplica-se aos períodos de tributação que se iniciem a partir de 1 de janeiro de 2017.

Esta situação poderá criar problemas não no imediato, mas sim quando, em 2025, as empresas tiverem de eliminar os seus documentos de 2014 – se não estiverem atentas vão eliminar considerando o prazo de 10 anos, que será um erro grave de consequência imprevisíveis.

Por outro lado, se, em 2028, não eliminarem os documentos de 2017, estarão a conservar os mesmos por mais dois anos do que obrigatório, isto se considerarem o prazo de 12 anos que já não se aplica.

De qualquer forma, diria que até lá, muitas mais alterações irão ocorrer nesta matéria, nunca ótica retrospetiva, mas sim prospetiva.

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Paulo Veiga Paulo Veiga

Paulo Veiga é fundador e CEO da EAD - Empresa de Arquivo de Documentação, a primeira empresa em Portugal de gestão documental em outsourcing e líder de mercado, criada há 24 anos. Licenciou-se em Economia pelo ISEG e, num estágio numa empresa em Espanha que recorria ao outsourcing para a gestão do seu arquivo, teve a ideia que transformou a sua vida e o setor de arquivo de documentação no país. É formador nas áreas da Gestão e Ciências Documentais e foi diretor nacional da ANJE. Foi, ainda, em 2008, presidente nacional da JCI Portugal, e venceu vários prémios ligados à inovação e ao empreendedorismo.