Share the post "Email: o que o estado da sua caixa de entrada revela sobre si"
Há quem abra o email de manhã e só respire fundo quando vê o contador de mensagens não lidas a chegar ao zero.Há quem tenha 14.327 emails por ler e durma perfeitamente bem.
E há quem organize tudo em pastas codificadas por cores, com etiquetas, filtros e subpastas dentro de subpastas. Cada um destes comportamentos diz algo sobre quem somos e a psicologia tem estado atenta a isso.
A gestão da caixa de entrada de email é, segundo investigadores da área da psicologia dos media, uma combinação de organização, procrastinação, perfeccionismo, medo de perder informação e capacidade de deixar ir.
Os perfis mais comuns de gestão de email
Não existe uma forma certa ou errada de gerir o inbox, mas existem padrões que tendem a reflectir traços de personalidade bastante consistentes.
O eliminador implacável (inbox zero)
Quem pertence a este grupo responde ao email, arquiva ou apaga, e segue em frente. A caixa de entrada funciona como uma lista de tarefas: assim que um assunto fica resolvido, desaparece.
O psicólogo investigador Larry Rosen, autor de iDisorder, explica que o cérebro destas pessoas reage negativamente perante mensagens acumuladas. Uma caixa de entrada cheia liberta cortisol (a hormona do stress) o que gera ansiedade. Manter o inbox limpo é, para estes perfis, uma forma de manter o controlo sobre o ambiente à sua volta.
Este comportamento está frequentemente associado a uma necessidade de ordem externa, a pessoas que têm dificuldade em relaxar quando sabem que há “trabalho por fazer”, mesmo que esse trabalho seja apenas ler um email.
São, em geral, pessoas organizadas e orientadas para a acção, mas que podem correr o risco de responder demasiado depressa, sacrificando a profundidade pela rapidez.
O acumulador (inbox com milhares de emails)
Ter a caixa de entrada inundada de mensagens não lidas não é necessariamente sinal de desleixo. Segundo a Psicologia, este perfil divide-se em dois subtipos, o perfeccionista e o despreocupado.
O perfeccionista acumulador guarda emails com a intenção de lhes responder “quando tiver tempo e disposição para dar uma resposta adequada”.
Essa lista cresce indefinidamente, tal como aquela pilha de roupa que precisa de ser arranjada e que continua no fundo do armário há anos.
A lógica é “ainda não é o momento certo.” É o mesmo padrão de quem tem listas de tarefas tão longas que se tornam inúteis.
O despreocupado simplesmente não vê o email como uma prioridade de gestão. Lê o que lhe parece relevante, ignora o resto, e não perde sono com isso.
Deixar centenas de emails por ler pode também significar que a pessoa tem uma relação saudável com as suas prioridades e que não deixa a tecnologia ditar o seu ritmo.
O organizador obsessivo
Este perfil vai além do inbox zero. Cria pastas, sub-pastas, regras automáticas, etiquetas por cor, e talvez até um sistema GTD (Getting Things Done) rigorosamente aplicado.
Os emails que enviam tendem a ser detalhados, bem estruturados, raramente têm erros e são relidos antes de serem enviados.
A contrapartida é que todo este sistema pode consumir tempo e energia que seria melhor investido noutras tarefas. A organização torna-se, por vezes, um fim em si mesma.
O veloz (respondedor instantâneo)
Recebe uma notificação e responde em segundos. É conhecido por nunca deixar ninguém à espera.
Este padrão está associado a pessoas muito orientadas para a acção e para a produtividade imediata, mas pode esconder um problema, já que a resposta rápida pode ser uma forma de evitar trabalho mais exigente.
É mais fácil e satisfatório limpar a caixa de entrada do que enfrentar a tarefa difícil que está à espera numa outra aba.
O fantasma (quem nunca responde)
Há quem deixe emails sem resposta durante dias, semanas ou indefinidamente. Pode ser sinal de sobrecarga, dificuldade em tomar decisões ou simplesmente uma gestão de prioridades diferente.
Este comportamento (especialmente em contexto profissional) tende a gerar fricção nas relações de trabalho, mesmo que não seja intencional.
O que o endereço de email também revela
A própria escolha do endereço de email não é neutra. Um estudo alemão concluiu que é possível inferir traços de personalidade apenas pelo endereço.
Pessoas com endereços criativos e invulgares tendem a ser mais abertas a novas experiências, curiosas, imaginativas, com espaços de vida igualmente distintos.
Quem usa apenas o nome próprio e apelido é tipicamente mais convencional. Endereços com elementos auto-valorizadores podem estar associados a traços narcísicos.
Estilo de escrita é extensão da personalidade
Além da gestão do inbox, a forma como se escreve um email também é um sinal. Investigação em text mining mostra que a escolha de palavras reflecte traços de personalidade de forma espontânea e inconsciente.
Os extrovertidos começam emails com “Olá!” e terminam com “Abraço!” ou “Cheers!”. Usam pontos de exclamação com generosidade e tendem a sugerir uma chamada ou reunião presencial em alternativa ao email.
Os neuróticos relêem cada email recebido à procura de críticas subtis ou segundas intenções. Se alguém que habitualmente assinava “Com os melhores cumprimentos” passa a assinar apenas “Cumprimentos”, interpretam isso como uma mudança de atitude.
Antes de enviar qualquer mensagem, relêem-na várias vezes, não para corrigir erros, mas para ter a certeza de que não disseram nada de errado.
Os conscienciosos têm emails longos, detalhados e estruturados. Raramente têm erros tipográficos. Respondem com cuidado e profundidade.
Deve preocupar-se com o estado do seu inbox?
Depende. O estado do inbox em si não determina o sucesso profissional nem revela distúrbios emocionais. O que importa é perceber se a forma como gere o email está a trabalhar a seu favor ou contra si.
Se uma caixa de entrada cheia gera ansiedade constante e a sensação de estar sempre em atraso, vale a pena desenvolver um sistema mais eficaz.
Se, pelo contrário, o acumular de emails não interfere com a produtividade nem com as relações, pode não ser um problema, é apenas um estilo diferente.
Acima de tudo, nenhum de nós escolhe a forma como gere o email de forma completamente racional. Fazemo-lo de acordo com quem somos, o nosso nível de tolerância à incerteza, a nossa necessidade de controlo, o nosso perfeccionismo ou a nossa descontracção.
O inbox é, no fundo, um retrato bastante honesto de como nos relacionamos com o mundo e com as suas exigências.