Open space: o que deve saber sobre espaço de trabalho partilhado

Adorado por uns e odiado por outros, o conceito de open space é cada vez mais comum, principalmente em empresas de áreas muito distintas, em especial pelas startups, mas não só. A otimização do espaço, a redução de custos e mesmo a facilidade de trabalho em áreas específicas são alguns argumentos que justificam esta opção.

No entanto, este conceito não é uma solução do agrado de todos os trabalhadores. Sobretudo para quem prefere manter a privacidade e precisa de concentração para desenvolver as suas tarefas.

Open space: o conceito

Como o próprio nome indica, é um espaço de trabalho aberto, amplo, sem paredes ou portas, partilhado por várias pessoas, onde todos se podem ver e ouvir. Interessante? Para alguns sim, para outros nem por isso.

A verdade é que apesar de ser uma forte tendência, trabalhar assim pode ter tanto de bom quanto de mau.

TRABALHAR NUM OPEN SPACE: VANTAGENS E DESVANTAGENS

Vantagens

Mais prático e barato

Os escritórios abertos são mais práticos e económicos, pois é relativamente simples organizar o ambiente de modo a acomodar mais pessoas num mesmo espaço, com menos meios e investimento.

Dispensa obras (ou pelo menos um volume considerável das mesmas), visto não necessitar de paredes ou portas para as divisões. Isso permite, ainda, para empresas em início de atividade, estarem prontas a laborar em pouco tempo.

Menos gasto energético

A iluminação é outro aspeto que pesa (e muito) nas vantagens porque é usada com menos frequência. Quanto mais luz natural tiver e arejado for, maior será a diferença.

Comunicação facilitada

Neste tipo de espaço a comunicação torna-se mais fácil, rápida e eficiente, reduzindo-se, assim, o tempo de espera por respostas, pela facilidade de comunicação direta e imediata promovida pelo espaço.

O open space permite ainda que os vários departamentos se reúnam de forma eficaz e produtiva, bem como promove o bom relacionamento pessoal e profissional entre todos os elementos.

Brainstorming produtivo

Se há coisa que funciona (e bem) é o brainstorming. Sempre que é preciso trocar ideias para chegar a uma solução, todos são importantes e não há espaço mais adequado para o efeito que não uma sala ampla em que todos possam participar.

Todos podem, com muita facilidade, participar em conversas de trabalho, planeamento ou debate estratégico, o que promove o trabalho de equipa.

Fácil supervisão

Torna-se muito mais fácil supervisionar, dado que administradores, gestores e gerentes estão em constante contacto com as suas equipas. Portanto, sabem o que está a ser feito. Sempre que surge um problema ele é mais facilmente identificado e resolvido.

Rápida (re)organização do espaço

Caso o layout do espaço precise de ser alterado, essa é uma tarefa facilitada. Rapidamente e com pouco esforço, de tempo e financeiro, é possível fazer alterações significativas, ao contrário do que se regista num escritório tradicional com várias divisões.

Desvantagens

Ruído

Naturalmente, os espaços abertos são mais ruidosos do que os espaços fechados. Entre os afazeres, as conversas, os telefones, a música, etc., o ruído de muitas pessoas num mesmo espaço pode tornar-se, de facto, incomodativo, causar constantes distrações e, consequentemente, baixa concentração e produtividade.

Movimento

Num open space há mais movimento, porque é comum que as pessoas circulem de um lado para o outro. Isso pode desconcentrar os restantes colaboradores.

Distração

Seja por que motivo for, num espaço sem paredes e com muito a acontecer à volta, a distração é uma constante ameaça.

Insegurança

Sem portas ou fechaduras, a segurança pode ser bem mais reduzida. Isso pode levar a pequenos furtos, a acesso a informações mais confidenciais, entre outros problemas.

Pouca privacidade

O grau de privacidade num open space é nulo. Se precisa de telefonar a um amigo ou familiar ou mesmo conversar com um colega de trabalho sobre um tema confidencial, deve ter em mente que os outros o poderão ouvir.

O melhor será levantar-se e procurar um local mais reservado ou arriscar falar baixo, o que pode atrair ainda mais atenção.

Além disso, no caso de reuniões com clientes ou fornecedores com quem precisa discutir informação tornam-se impossíveis ou desadequadas num espaço aberto.

Maior propagação de doenças

A propagação de doenças e infeções é mais fácil num espaço aberto, partilhado por muita gente. Quando a época das gripes e constipações chega, por exemplo, é costume que a maioria dos trabalhadores acabe por ser contaminada, porque partilha não só o espaço, mas também os telefones, computadores, entre outros elementos.

Conflitos

Podem ser várias podem as causas de conflitos entre os funcionários. A iluminação, o aquecimento, o ar condicionado, a música ambiente são alguns dos mais comuns.

As pessoas são diferentes e encontrar um consenso em aspetos tão sensíveis é demasiado complicado. Uns sentirão sempre frio enquanto outros calor a mais. Conseguir sentir-se (sempre) confortável a trabalhar neste tipo de espaço é missão quase impossível.

Dicas para trabalhar melhor num open space

Para minimizar as desvantagens de trabalhar num espaço de trabalho partilhado, podem (e devem) promover-se alguns comportamentos, tão simples quanto importantes.

• Manter a secretária arrumada: Evitar deixar documentos/contactos acessíveis a quem circula;
• Minimizar a exposição de objetos pessoais: Utilizar apenas as zonas demarcadas para circulação mesmo que tenha de fazer um percurso mais longo;
• Ser cuidadoso com as conversas: Usar um vocabulário correto e não aumentar o volume de voz; não falar sobre certos temas referentes a clientes e projetos mais delicados numa sala de reunião; evitar conversas pessoais desnecessárias ao telefone;
• Não distrair os outros colaboradores: Com pormenores tão simples como deixar o telefone tocar vezes sem fim ou não reencaminhar as chamadas quando se ausenta;
• Não atender o telefone em alta voz: Se possível, colocar o telefone no modo silêncio;
• Usar auscultadores: Ouvir música é bom e ajuda à concentração, mas não deve ligar a rádio na sua estação preferida e ouvir como se estivesse sozinho;
• Não almoçar à secretária: Para evitar a proliferação de cheiros e a sujidade;
• Ter atenção ao uso de perfume: A higiene é fundamental, mas não exagere no perfume, isso pode tornar-se desagradável para os que partilham o mesmo espaço.

Estas são algumas regras que deve ter em conta para tirar o melhor partido de trabalhar num open space. Segui-las é tentar fazer a sua parte para ter dias mais produtivos e melhorar o ambiente de trabalho.