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Inês Pereira
Inês Pereira
23 Jul, 2019 - 11:02

5 primeiros minutos de uma reunião: como agir e cativar a equipa

Inês Pereira

Conseguir que uma conversa de equipa seja produtiva e interativa é um verdadeiro desafio. Saiba como usar bem os 5 primeiros minutos de uma reunião.

5 primeiros minutos de uma reunião: como agir e cativar a equipa

Se é responsável por conduzir várias reuniões no seu local de trabalho, saiba que é nos 5 primeiros minutos de uma reunião que se capta a atenção dos envolvidos e trazemos-lhe dicas para perceber como pode fazer isso.

Com certeza saberá que por muito que tente nem sempre é fácil fazer com que uma reunião seja interessante e produtiva. Especialmente se for segunda-feira de manhã, sabemos que pode ser difícil cativar todas as pessoas.

Qualquer um se sente frustrado quando fica sem ideias para contornar esse panorama. Afinal esforça-se por cumprir à risca o horário estabelecido para a reunião, utilizar material de apoio e até incentivar a participação dos colegas e quando não há retorno, há espaço para a desmotivação.

Mas há formas de contornar esta situação. O segredo é mesmo prender a atenção de todos desde o início. Se quer melhorar esta conversa semanal e garantir que todos participam de forma ativa nos assuntos discutidos, então o melhor é tomar notas das dicas que temos para si.

Saiba como melhorar os 5 primeiros minutos de uma reunião

5 primeiros minutos de uma reunião são importantes

Já não é novidade para ninguém que as reuniões de equipa podem ser stressantes, tanto para os colaboradores em geral, como para os chefes que as coordenam. A verdade é que nem sempre os temas são os mais cativantes ou agradáveis e nem sempre temos tempo para colocar o trabalho em pausa, pelo que podem ser momentos algo penosos.

Acontece que, seguindo um conjunto de boas práticas torna-se muito mais fácil encaminhar a reunião na direção certa, especialmente se começar logo da melhor forma. Para isso é importante que compreenda que os 5 primeiros minutos de uma reunião são cruciais para conseguir uma conversa fluída e, claro, com a contribuição de ideias de todos os presentes.

Está então na altura de decorar este guia de dicas para potenciar ao máximo o tempo que passa sentado numa sala de reuniões com a sua equipa.

1. Junte todos numa sala previamente preparada

Não há nada pior do que a sensação de que algo foi feito “em cima do joelho”, certo? O mesmo se aplica a uma reunião. Significa isto que é importante que tenha uma sala previamente preparada para o efeito e que faça um esforço extra para que todos os presentes sintam que realmente têm um papel na reunião. Nesse sentido, é importante que seja o próprio chefe a juntar todos na sala escolhida, evidenciando a importância dos colaboradores presentes.

Estas são boas práticas para garantir que não ouve teclados enquanto fala e que toda a atenção está focada no que se passa naquela sala.

2. Informe todos acerca do assunto da reunião

O primeiro passo para cativar as pessoas é mesmo informá-las do tema da reunião e do motivo pelo qual foram chamadas a juntar-se à conversa, uma vez que as está a “afastar” das suas tarefas habituais. Assim, além de fornecer esta informação aquando da convocatória, deve começar a reunião relembrando a razão que a originou. Seja direto e conciso para evitar perder tempo de forma desnecessária.

3. Partilhe informação realmente importante

Depois de marcar a reunião e informar toda a gente do tema pelo qual se juntaram, é importante que faça valer a pena o tempo que tem. Significa isto que deve procurar partilhar informação realmente relevante com a equipa, prendendo a atenção de todos e mostrando-lhes que a conversa que estão a ter não deve ser vista como desnecessária.

Um dado estatístico ou resultados financeiros, por exemplo, são boas formas de abrir a reunião e originar um diálogo interessante. O importante é que as informações estejam relacionadas com o tema da palestra.

4. Procure ser positivo

Infelizmente, nem tudo é um mar de rosas numa empresa e por vezes há assuntos menos agradáveis que precisam de ser discutidos. No entanto, o modo como aborda a questão pode influenciar bastante a forma como a reunião se desenrola.

Portanto, os 5 primeiros minutos de uma reunião devem abordar os pontos positivos e as boas notícias. Os temas menos felizes deverão ser falados de seguida, mas sempre da forma mais positiva possível.

5. Deixe todos à vontade para interagir e participar

A verdade é que muitas pessoas sentem-se mais constrangidas quando em reuniões, o que faz com que se inibam e não participem. Ora, é necessário que deixe todos à vontade e demonstre que o contributo de todos e de cada um é tão válido como qualquer outro e que há um genuíno interesse em ouvir todas as opiniões e sugestões.

Nesse sentido, deve evidenciar que os sucessos são fruto do esforço coletivo e que os insucessos serão resolvidos com o apoio de toda a equipa.

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