Share the post "Ajudas de custo: saiba ao que tem direito e os deveres a cumprir"
As ajudas de custo são pagas pela entidade empregadora ao colaborador, sempre que o mesmo tem de suportar despesas relacionadas com a respetiva atividade profissional.
A compensação atribuída ao trabalhador, relativa a gastos efetuados no âmbito do exercício das suas funções, pode contemplar deslocações, alojamento e refeições.
Os montantes destas ajudas estão apenas definidos para o setor público e podem, assim, servir de referência para o setor privado, embora as empresas não estejam obrigadas a pagar estas ajudas.
Os valores podem sofrer alterações de ano para ano, acompanhando a tendência de crescimento económico do nosso país. No entanto, em 2021 não houve alterações de valor em relação ao ano transacto.
Ajudas de custo: tudo o que deve saber
De uma forma simples, falamos de um complemento ao ordenado base de um colaborador, sendo o mesmo atribuído somente quando o profissional precisa de se deslocar em horário laboral para outro local que não o habitual e, eventualmente, aí permanecer durante um determinado período.
Exemplo disso é a realização de uma formação fora da empresa. Nesse caso, podem ser pagos como ajudas de custo a deslocação, o parquímetro, as portagens, a alimentação, a estadia e/ou outras despesas necessárias para o efeito.
O que incluem?
O valor pago depende de diversos fatores inerentes a cada situação específica que o justifique.
É ainda importante frisar que as estas ajudas podem incluir diferentes tipos de despesa, nomeadamente:
- A deslocação em si – Inclui, nomeadamente, combustível, aluguer de carro, bilhetes para a utilização de transportes públicos, parquímetros, portagens ou outros;
- Dormida em hotel – Sempre que haja realmente essa necessidade (como por exemplo um trabalhador ter de se deslocar de Lisboa ao Porto por dois dias);
- Refeições.
Podem ser contempladas outras despesas de acordo com as necessidades.
Quem define o valor?
O valor está enquadrado legalmente no regime de atribuição previsto na Portaria 1553-D/2008, de 31 de dezembro, após Decreto-Lei 137/2010, de 28 de dezembro e Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril.
É importante relembrar que o valor das ajudas de custo está definido apenas para o setor público.
Como o setor privado não tem nenhuma legislação específica, acaba por se reger exatamente pelos mesmos valores, ainda que não exista uma obrigatoriedade para tal.
Porém, também é possível que se apliquem valores diferentes se a entidade assim o desejar.
Outro ponto importante tem que ver com a isenção do pagamento de IRS e Segurança Social relativamente ao pagamento das ajudas em 2021.
No entanto, tais isenções apenas se aplicam no caso dos valores definidos. Se a empresa optar por fazer um pagamento maior do que o definido na lei, terá de fazer as devidas retenções.
Quando devem ser pagas?
A compensação deve abonada no prazo máximo de 30 dias a contar da data da apresentação pelo interessado dos documentos respeitantes à deslocação efetuada.
As ajudas podem ser adiantadas, até 30 dias, sucessivamente renováveis, devendo o interessado prestar contas da importância avançada no prazo de 10 dias após o regresso.
Valores e limites das ajudas de custo em vigor
Considerando o definido para a Administração Pública, que serve de referência para o setor privado, apresentamos os valores em vigor. Contudo, os valores apresentados podem ser alterados de acordo com as circunstâncias de atribuição.
Valor para deslocações
- Em automóvel próprio: 0,40€ / Km
- Transporte em veículo motorizado não automóvel: 0,14€ / Km
- Em transportes públicos: 0,11€ / Km
- Em automóvel alugado:
- Um funcionário: 0,38€ / Km
- Dois funcionários (valor por cada um): 0,16€ / Km
- Três ou mais funcionários (valor por cada um): 0,12€ / Km
Valor para refeições
- Subsídio de refeição diário: 6€
- Subsídio de refeição isento para efeitos de IRS (pago em dinheiro): 6€
- Subsídio de refeição isento para efeitos de IRS (pago em vales refeição): 10,20€
Valor da diária em Portugal e no estrangeiro (valores máximos)
- Deslocações no país (continente e ilhas):
- Trabalhadores em geral em funções públicas: 65,89€
- Administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores: 72,65€
- Deslocações no estrangeiro:
- Trabalhadores em geral em funções públicas: 156,36€
- Administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores: 175,42€
IRS: Limites à isenção nas ajudas de custo
Podem estar isentas ou sujeitas a IRS, Isso depende única e exclusivamente do seu valor.
Todas as ajudas de custo que não ultrapassem os valores acima apresentados estão isentas IRS. Sempre que ultrapassado o máximo não tributável, o valor “a mais” fica sujeito a IRS e também Segurança Social.
Procedimentos necessários
Para beneficiar do pagamento das ajudas de custo, que pode ser a totalidade ou uma percentagem das despesas, há que cumprir determinados procedimentos.
No setor público, por exemplo, a atribuição efetiva implica o preenchimento de uma “Ficha de Itinerário”, na qual o trabalhador deve reportar, detalhadamente, todos os aspetos inerente à deslocação e respetivos custos.
Além disso, é fundamental a apresentação de todos os comprovativos das despesas. Isto aplica-se aos diferentes tipos de despesa e respetivas ajudas de custo.
Sem comprovativos, não poderá receber o referido complemento. Mais ou menos semelhantes, há procedimentos essenciais a cumprir, quer no setor público, quer no privado.
Para mais informações, consulte a legislação e/ou consulte o departamento de recursos humanos da entidade empregadora.