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Inês Silva
Inês Silva
16 Mai, 2022 - 18:00

Capacidades de comunicação: saiba como melhorar as principais

Inês Silva

As capacidades de comunicação são fundamentais na vida pessoal e profissional. Nesta última, é ainda mais quando falamos em teletrabalho.

mulher numa reunião de pé a explicar as suas ideias

Saber comunicar é uma característica importante não só na vida profissional como na vida pessoal. As capacidades de comunicação são verbais e não verbais, e saber transmitir informação é uma medida de quão boa uma pessoa é a comunicar. Veja aqui como conseguir aprimorar estas competências.

Existem bons comunicadores naturais, mas as competências de comunicação também se adquirem. A habilidade de comunicar eficazmente com chefes e colegas, e com quem nos rodeia, é essencial e transversal a qualquer indústria, especialmente na era das redes sociais, onde cada vez mais se está e se comunica.

Capacidades de comunicação em teletrabalho

Comunicar claramente em ambiente digital nem sempre é fácil, mas se simplificar mensagens e adicionar elementos visuais para acompanhá-las, poderá compensar parte da comunicação verbal perdida pela distância.

Assim, quando falamos em teletrabalho há duas capacidades importantes que não podem faltar.

reunião de trabalho virtual

Forte comunicação escrita

Quando há equipas a trabalhar remotamente, mais de metade da comunicação é feita por escrito.

Isto significa usar o e-mail e outras formas de enviar mensagens de textos, até mesmo numa videochamada pode ser utilizada esta função mensagem escrita.

É importante saber comunicar claramente, independentemente da plataforma que se usar. Verifique sempre a ortografia, gramática e pontuação e leia os emails antes de os enviar.

Dependendo do recetor dessa mensagem, garanta que está a usar o nível certo de formalidade. Com os seus colegas, em princípio, poderá ser mais informal, no entanto, com o chefe, a mensagem deverá ser mais cuidada.

O e-mail exige mais formalidade que as mensagens num chat.

Trabalhar em equipa

Teletrabalho não é sinónimo de trabalhar sozinho, ou seja, faz parte de uma equipa e há projetos e tarefas que partilha com colegas.

Ainda que não haja um espaço físico para uma reunião conjunta, a comunicação e a colaboração andam de mãos dadas.

Encontre o equilíbrio certo entre videoconferências, chamadas telefónicas e mensagens para garantir uma comunicação ampla.

Dicas para comunicação escrita em teletrabalho

Dada a natureza do trabalho remoto, é preciso adaptar-se e gerir as suas capacidades de comunicação para garantir que as mensagens não se pedem.

O que antes dizia pessoalmente, agora é dito através do e-mail ou plataforma de chat, ou seja, no trabalho presencial a comunicação é uma mistura de comunicação verbal e escrita.

Em teletrabalho, não podendo recorrer à comunicação verbal, é necessário que envie mensagens simplificadas e amigáveis por escrito para garantir que são compreendidas e bem recebidas.

Além disso, tendo em conta a quantidade de informações que se recebe todos os dias, é importante que mensagens sejam fáceis de entender, diretas e impactantes.

Por exemplo, se enviar um documento, adicione gráfico, fluxogramas ou tabelas. Destaque o que é importante, isso ajudará o recetor a reter as informações.

Dicas para reuniões online

Ter reuniões por videochamada nem sempre é fácil, especialmente quando há muita gente online simultaneamente. Por isso, é importante que:

  • Escolha uma plataforma de videochamada que seja simples e fácil de usar;
  • Verifique se sua ligação à internet está a funcionar e estável;
  • Respeite a vez de outros falarem e mantenha o seu microfone desligado quando estiver outra pessoa a falar;
  • Mantenha a atenção dos outros, evitando monólogos. É mais fácil perder a atenção de outros quando se está online;
  • Quando necessário, não hesite em usar elementos visuais ou adereços.

As principais capacidades de comunicação e como as trabalhar

Comunicar por escrito

Escrever bem é importante para tudo. Uma má expressão por escrito faz com que a troca de ideias e de informação seja menos eficiente e confusa, para além de que quem escrever mal acaba por fazer má figura perante os outros.

Textos mais claros e legíveis são também mais organizados, estruturados, diretos e concisos. Ao escrever bem também vai articular melhor as suas capacidades de falar e pensar, passando a fazê-lo de uma forma mais clara e coerente. Ler muito é uma forma de treinar a escrita.

Comunicação não verbal

A comunicação não verbal inclui tom de voz, contacto visual e linguagem corporal, por exemplo. A comunicação não verbal pode transportar mais informação do que um discurso e pode ter um maior impacto na pessoa com quem está a comunicar.

Aprenda os sinais não verbais que precisa para se expressar melhor. Isto é sobretudo importante para reuniões presenciais e conferências via Skype, por exemplo. Deve parecer sempre acessível e por isso evite andar de braços cruzados.

Mantenha contacto visual para a outra pessoa saber que está a ser ouvida com atenção.

Simpatia e respeito

Ser simpático e respeitador pode fazer maravilhas no que diz respeito a melhorar a comunicação. A estratégia é simples: ser generoso e atencioso com toda a gente. Diga sempre “por favor”, “obrigado” e “desculpe”.

Interesse-se: pergunte como é que as pessoas estão e não se esqueça de aniversários, por exemplo.

Mantenha um sorriso sempre que possível: isto vai ajudar a mostrar que tem uma atitude positiva e vai ajudar a que os seus colegas e chefes confiem mais em si e queiram comunicar consigo. Isto aplica-se à comunicação oral e escrita.

Mais sugestões para melhorar as capacidades de comunicação

Para dominar melhor a Língua Portuguesa (ou outra língua), expanda o seu vocabulário ao ler e escrever mais. Procure usar palavras que habitualmente não usa.

Quanto melhor se conseguir expressar, mais vai conseguir melhorar as suas capacidades de comunicação. Saber ouvir é tão importante como saber expressar-se.

Então, pratique as suas capacidades como ouvinte. Esteja atento ao que lhe dizem ao esperar que terminem de falar até que comece a partilhar as suas opiniões. Processe bem o que lhe foi dito até responder. Mas saiba esperar pela altura certa para transmitir a sua opinião.

Aprenda a entender e agradecer os pontos de vista opostos aos seus ao ter uma mente aberta. Em retorno vai receber compreensão, confiança e cooperação.

Evite comunicar se não estiver num estado emocional estável. Vai perder objetividade e dizer algo impróprio.

Quando se dispõe a melhorar as suas capacidades de comunicação, está a aumentar a possibilidade de ter relacionamentos melhores, mais oportunidades de carreira e aumentar a sua autoestima.

Estas capacidades demoram algum tempo até serem adquiridas em pleno, mas com esforço, paciência e prática, qualquer pessoa consegue melhorar as suas.

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