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Inês Silva
Inês Silva
25 Nov, 2020 - 15:13

Capacidades de comunicação: saiba como melhorar as principais

Inês Silva

As capacidades de comunicação são fundamentais na vida pessoal e profissional. Nesta última, é ainda mais quando falamos em teletrabalho.

mulher numa reunião de pé a explicar as suas ideias

Saber comunicar é uma característica importante não só na vida profissional como na vida pessoal. As capacidades de comunicação são verbais e não verbais, e saber transmitir informação é uma medida de quão boa uma pessoa é a comunicar. Veja aqui como conseguir aprimorar estas competências.

Existem bons comunicadores naturais, mas as competências de comunicação também se adquirem. A habilidade de comunicar eficazmente com chefes e colegas, e com quem nos rodeia, é essencial e transversal a qualquer indústria, especialmente na era das redes sociais, onde cada vez mais se está e se comunica.

Nos tempos que correm, tendo em conta as medidas de combate à pandemia pela COVID-19, o teletrabalho é uma realidade de muitos e, aqui, assumem ainda uma maior importância as estratégias para uma comunicação eficaz.

Capacidades de comunicação em teletrabalho

Comunicar claramente em ambiente digital nem sempre é fácil, mas se simplificar mensagens e adicionar elementos visuais para acompanhá-las, poderá compensar parte da comunicação verbal perdida pela distância.

Assim, quando falamos em teletrabalho há duas capacidades importantes que não podem faltar:

  • Forte comunicação escrita

Quando há equipas a trabalhar remotamente, mais de metade da comunicação é feita por escrito.

Isto significa usar o email e outras formas de enviar mensagens de textos, até mesmo numa videochamada pode ser utilizada esta função mensagem escrita.

É importante saber comunicar claramente, independentemente da plataforma que se usar. Verifique sempre a ortografia, gramática e pontuação e leia os emails antes de os enviar.

Dependendo do recetor dessa mensagem, garanta que está a usar o nível certo de formalidade. Com os seus colegas, em princípio, poderá ser mais informal, no entanto, com o chefe, a mensagem deverá ser mais cuidada.

O email exige mais formalidade que as mensagens num chat.

  • Trabalhar em equipa

Teletrabalho não é sinónimo de trabalhar sozinho, ou seja, faz parte de uma equipa e há projetos e tarefas que partilha com colegas.

Ainda que não haja um espaço físico para uma reunião conjunta, a comunicação e a colaboração andam de mãos dadas.

Encontre o equilíbrio certo entre videoconferências, chamadas telefónicas e mensagens para garantir uma comunicação ampla.

Dicas para comunicação escrita em teletrabalho

Dada a natureza do trabalho remoto, é preciso adaptar-se e gerir as suas capacidades de comunicação para garantir que as mensagens não se pedem.

O que antes dizia pessoalmente, agora é dito através do email ou plataforma de chat, ou seja, no trabalho presencial a comunicação é uma mistura de comunicação verbal e escrita.

Em teletrabalho, não podendo recorrer à comunicação verbal, é necessário que envie mensagens simplificadas e amigáveis por escrito para garantir que são compreendidas e bem recebidas.

Além disso, tendo em conta a quantidade de informações que se recebe todos os dias, é importante que mensagens sejam fáceis de entender, diretas e impactantes.

Por exemplo, se enviar um documento, adicione gráfico, fluxogramas ou tabelas. Destaque o que é importante, isso ajudará o recetor a reter as informações.

Dicas para reuniões online

Ter reuniões por videochamada nem sempre é fácil, especialmente quando há muita gente online simultaneamente. Por isso, é importante que:

  • Escolha uma plataforma de videochamada que seja simples e fácil de usar;
  • Verifique se sua ligação à internet está a funcionar e estável;
  • Respeite a vez de outros falarem e mantenha o seu microfone desligado quando estiver outra pessoa a falar;
  • Mantenha a atenção dos outros, evitando monólogos. É mais fácil perder a atenção de outros quando se está online;
  • Quando necessário, não hesite em usar elementos visuais ou adereços.
reunião de trabalho virtual

As principais capacidades de comunicação e como as trabalhar

Comunicar por escrito

Escrever bem é importante para tudo. Uma má expressão por escrito faz com que a troca de ideias e de informação seja menos eficiente e confusa, para além de que quem escrever mal acaba por fazer má figura perante os outros.

Textos mais claros e legíveis são também mais organizados, estruturados, diretos e concisos. Ao escrever bem também vai articular melhor as suas capacidades de falar e pensar, passando a fazê-lo de uma forma mais clara e coerente. Ler muito é uma forma de treinar a escrita.

Comunicação não verbal

A comunicação não verbal inclui tom de voz, contacto visual e linguagem corporal, por exemplo. A comunicação não verbal pode transportar mais informação do que um discurso e pode ter um maior impacto na pessoa com quem está a comunicar.

Aprenda os sinais não verbais que precisa para se expressar melhor. Isto é sobretudo importante para reuniões presenciais e conferências via Skype, por exemplo. Deve parecer sempre acessível e por isso evite andar de braços cruzados.

Mantenha contacto visual para a outra pessoa saber que está a ser ouvida com atenção.

Simpatia e respeito

Ser simpático e respeitador pode fazer maravilhas no que diz respeito a melhorar a comunicação. A estratégia é simples: ser generoso e atencioso com toda a gente. Diga sempre “por favor”, “obrigado” e “desculpe”.

Interesse-se: pergunte como é que as pessoas estão e não se esqueça de aniversários, por exemplo.

Mantenha um sorriso sempre que possível: isto vai ajudar a mostrar que tem uma atitude positiva e vai ajudar a que os seus colegas e chefes confiem mais em si e queiram comunicar consigo. Isto aplica-se à comunicação oral e escrita.

Mais sugestões para melhorar as capacidades de comunicação

Para dominar melhor a Língua Portuguesa (ou outra língua), expanda o seu vocabulário ao ler e escrever mais. Procure usar palavras que habitualmente não usa.

Quanto melhor se conseguir expressar, mais vai conseguir melhorar as suas capacidades de comunicação. Saber ouvir é tão importante como saber expressar-se.

Então, pratique as suas capacidades como ouvinte. Esteja atento ao que lhe dizem ao esperar que terminem de falar até que comece a partilhar as suas opiniões. Processe bem o que lhe foi dito até responder. Mas saiba esperar pela altura certa para transmitir a sua opinião.

Aprenda a entender e agradecer os pontos de vista opostos aos seus ao ter uma mente aberta. Em retorno vai receber compreensão, confiança e cooperação.

Evite comunicar se não estiver num estado emocional estável. Vai perder objetividade e dizer algo impróprio.

Quando se dispõe a melhorar as suas capacidades de comunicação, está a aumentar a possibilidade de ter relacionamentos melhores, mais oportunidades de carreira e aumentar a sua autoestima.

Estas capacidades demoram algum tempo até serem adquiridas em pleno, mas com esforço, paciência e prática, qualquer pessoa consegue melhorar as suas.

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