Catarina Reis
Catarina Reis
21 Nov, 2018 - 12:56
10 estratégias para melhorar a gestão de tempo de trabalho

10 estratégias para melhorar a gestão de tempo de trabalho

Catarina Reis

Por muito que a gestão de tempo de trabalho nos pareça satisfatória, há sempre espaço para melhorar. Conheça 10 formas de afinar as estratégias.

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O tempo é o recurso mais precioso de qualquer pessoa. Saber geri-lo é essencial para desfrutar dos momentos de lazer e para ser produtivo no trabalho. Damos 10 dicas sobre gestão de tempo para aplicar já.

A gestão de tempo que faz durante o seu trabalho é eficaz?

A forma como lidamos com o tempo de trabalho, a forma como o gerimos, diz muito mais sobre nós do que o que por vezes poderemos pensar. Todos nós somos diferentes na forma como escolhemos gerir o nosso tempo, seja no contexto pessoal, ou no profissional. Uns preferem ter todo o tempo contado a conta gotas, sabendo exatamente quantas horas ou minutos vão dedicar a cada tarefa. Outros preferem esquecer o controlo do tempo e deixar que as tarefas demorem o tempo que for preciso a serem concluídas.

E embora não se possa afirmar que uma ou outra estratégia está certa ou errada, podemos, dentro do padrão de gestão de tempo de cada um, estabelecer estratégias que possam aumentar a sua produtividade e eficácia.

Se não gere o seu tempo, o seu tempo gere-o a si

Analise o seu tempo diário de trabalho, e perceba de que forma está a gastá-lo; esforce-se por atribuir percentagens realistas de tempo às suas tarefas e rotinas: “estou a gastar 50% do meu tempo de trabalho em reuniões, 20% em viagens para me encontrar com clientes, outros 20% a enviar emails, e por fim 10% em trabalho propriamente dito, ou seja, a produzir”. Se conseguir obter um diagnóstico deste tipo, talvez se aperceba de que o uso que faz do seu tempo está a impedi-lo de produzir mais.

Como começar a gerir o tempo? 10 dicas infalíveis

funcionários a trabalhar num escritório open space

1. Estabeleça uma agenda diária e siga-a escrupulosamente

Depois de conseguir perceber como distribui o seu tempo de trabalho, nada como elaborar uma agenda com tarefas para ir tentando corrigir o que considera estar errado com a gestão do seu tempo de trabalho.

2. Faça listas!

Se um dos seus problemas for chegar ao trabalho de manhã e demorar muito a tempo a realmente começar a trabalhar, experimente elaborar sempre uma lista de tarefas no final do dia, para cumprir no dia seguinte. Se ao chegar ao trabalho já souber exatamente o que tem que fazer, é óbvio que vai começar a trabalhar mais prontamente.

3. Estabeleça prioridades

Ter uma lista de tarefas é muito útil em qualquer ocasião, pois ajuda a compreender o que é importante e o que pode ser realmente deixado para depois. Selecione cuidadosamente o que realmente é prioritário, e estabeleça a ordem pela qual as tarefas deverão ser executadas. A isto chama-se ser metódico. Naturalmente, deixe para primeiro o que é mais importante e urgente.

4. Agrupe as tarefas semelhantes

Por exemplo, envie primeiro todos os emails, antes de começar a enviar as SMS. Mantenha o seu telemóvel distante enquanto escreve os emails, para não se sentir tentado a fazer tudo ao mesmo tempo.

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5. Resista à tentação do multitasking

Poder ser tentador pensar que consegue fazer várias coisas em simultâneo, e bem, mas sendo realista, na maior parte das vezes isso não é boa ideia. Isto porque ao fazê-lo, está a multiplicar as possíveis distrações: umas tarefas transformam-se em distrações em relação a outras. Além do mais, começa agora a perceber-se que um dos efeitos colaterais do multitasking é a perda de qualidade na realização das tarefas, e que esta estratégia não é aplicável a trabalhos complexos.

6. Estabeleça prazos limite para cada tarefa

Simplesmente atirar-se a uma tarefa até ela terminar, independentemente de durar muito mais do que o que deveria, é irresponsável. Sentar-se a pensar na tarefa que vai abraçar e estabelecer um prazo para a completar é mais do que razoável, nem que seja para se obrigar a ser prático e usar o tempo de forma eficaz.

Afinal, quantas horas devemos dormir?

7. Planeie antecipadamente as pausas diárias de trabalho

Alguém que é medíocre na gestão de tempo de trabalho só vai parar quando estiver mesmo cansado e já não conseguir continuar a trabalhar. Isso é errado – devemos distribuir as pausas de forma a nunca trabalharmos demasiado tempo seguido, ou então corremos o risco de chegarmos à fadiga rápida e frequentemente. Lembre-se que gerir o tempo é, no fundo, gerir a sua energia – o seu recurso mais valioso, portanto.

8. Saiba dizer “não”

Se está focado numa determinada tarefa, é normal que inúmeras distrações se intrometam. Saber dizer não a alguém, ou mesmo cancelar um projecto no qual já não acredita, é essencial para evoluir.

9. Identifique as suas maiores distrações diárias e elimine-as

Não estamos a falar no seus hobbies, estamos a falar nas coisas que realiza diariamente que o prejudicam em relação a completar o seu trabalho ou fazê-lo bem. Por exemplo, uma excelente forma de passar a gerir melhor o seu tempo de lazer é desligar todas as notificações do telemóvel a partir de uma determinada hora do dia.

Por exemplo, estabeleça que a partir das 19h30 não está para ser incomodado por sms ou com notificações nas redes sociais. Se o assunto for urgente, com certeza que lhe irão telefonar. Ir descansado para o trabalho ajuda-o a trabalhar ainda melhor.

10. Mantenha bons hábitos de vida

Manter o foco para tomar boas decisões em relação a como gere o seu tempo de trabalho é essencial – dormir bem, alimentar-se bem e ter hábitos de vida saudáveis ajudam-no no processo de pensar melhor. Além do mais, sempre ouvimos dizer que quantas mais atividades temos, mais tempo nos sobra. Isso apenas é verdade porque quem se dedica a diferentes atividades tem que saber fazer uma excelente gestão de tempo.

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