Ter uma assinatura de email original é algo demasiado importante para ser desvalorizado. A verdade é que ainda são poucos aqueles que se preocupam com a sua imagem profissional no meio digital. Porém, num mercado cada vez mais exigente, qualquer aspeto distintivo é importante. A originalidade marca a diferença, cativa.
Para quem a internet é uma ferramenta de trabalho essencial, há que saber tirar o melhor partido das potencialidades da comunicação online.
Uma assinatura de email original promove a comunicação e interação através de outros canais, ajuda a transmitir informações-chave sobre o seu perfil profissional e gera retorno.
Mais do que uma imagem, um contacto ou um link, uma assinatura de email original é um elemento determinante na criação e desenvolvimento de ligações profissionais baseadas na credibilidade e na confiança. Além de ser o motor de uma interação eficaz, ajuda a promover uma imagem positiva do profissional e da empresa/marca.
Apesar da sua importância, não tem, necessariamente, de fazer um grande investimento financeiro ou de tempo para criar uma assinatura de email original, que obedeça ao seu perfil e objetivos.
Sendo um elemento significativo da imagem da sua empresa, uma assinatura de e-mail original e profissional deve ser visualmente atrativa e cumprir, de facto, a sua máxima função.
Seja por sua conta ou com recurso a um layout gratuito predefinido, o importante é que aposte na criação da sua assinatura de email original. Saiba o que deve considerar, passo a passo.
A IMPORTÂNCIA DE UMA ASSINATURA DE EMAIL ORIGINAL
PORQUE DEVE CRIAR UMA ASSINATURA DE EMAIL
Antes de mais, há que perceber as razões que justificam a criação de uma assinatura de email. Trata-se de um elemento importante na comunicação de âmbito profissional que é cada vez mais efetuada online, através de correio eletrónico.
A inclusão da assinatura no email confere credibilidade à informação, cede contactos alternativos e acrescenta valor à imagem do profissional e da empresa/marca com o qual está relacionado.
COMO CRIAR UMA ASSINATURA DE EMAIL ORIGINAL
Para criar uma assinatura de email original e profissional, deverá ter em consideração alguns aspetos básicos diretamente relacionados com a sua área de trabalho, os seus objetivos de comunicação e de negócio e os seus destinatários (parceiros, clientes, potenciais clientes e outros). O uso adequado e cuidado da imagem, da cor, do texto e outros elementos gráficos esteticamente apelativos são também muito importantes.
Design, conteúdo e estratégia são elementos que devidamente conjugados, fazem toda a diferença. Dependendo das suas competências técnicas e disponibilidade financeira, poderá desenvolver uma assinatura de email original de raiz ou personalizar um de muitos modelos disponíveis online.
COMO CRIAR UMA ASSINATURA DE EMAIL ORIGINAL EM 12 PASSOS
1. CRIE UMA CONTA DE EMAIL SÓ PARA CONTACTOS PROFISSIONAIS
É importante que tenha uma conta de email para uso exclusivamente profissional. Dessa forma, será mais fácil adequá-la ao seu contexto profissional. Evite misturar assuntos de trabalho com assuntos pessoais. Opte por criar canais de comunicação distintos.
2. ATENÇÃO AO TIPO DE LETRA
Escolha um tipo de letra convencional, que transmita uma imagem profissional. Letras demasiado desenhadas podem parecer infantis. Claro que algumas áreas dão uma liberdade criativa extra. Ainda assim, a sobriedade é sempre a opção mais segura.
Não se esqueça de verificar se o tipo de letra usado na assinatura combina com o tipo de letra do corpo do email.
3. TAMANHO DA LETRA
O seu nome pode estar escrito num tamanho de letra ligeiramente superior ao tamanho do restante texto da assinatura de email, mas evite exageros. O equilíbrio é importante para uma boa imagem profissional.
4. COR
De preferência, evite utilizar muitas cores diferentes na assinatura de email. Opte por dois tons da mesma cor (preto e cinzento, por exemplo) para diferenciar as informações mais relevantes. Se inserir um logótipo, este poderá assumir os mesmos tons ou ser apresentado na sua versão original (colorida) ainda que acompanhada de texto num tom neutro.
5. IMAGEM
O uso de imagens não é proibido, mas há que ter cuidado. Teste primeiro para garantir que são visualizadas corretamente pelo recetor da mensagem. Pode usar uma fotografia sua ou, simplesmente, o logótipo da empresa adaptado a este uso específico.
6. NOTA CURRICULAR
Faça um breve resumo das suas competências e percurso profissional. Assim, se dirigir a mensagem a um potencial empregador, mesmo que este não leia o seu Curriculum Vitae, terá acesso às informações básicas sobre o seu perfil: área de formação ou setor profissional, tempo de experiência e principais projetos e competências. Seja objetivo.
7. CONTACTOS
Apresente a sua designação profissional (por exemplo: Gestor de Recursos Humanos) a seguir ao seu nome. Indique os contactos, nomeadamente o número de telefone de trabalho, o nome de utilizador do Skype ou outro que considere pertinente. Caso apresente alguma morada, essa deverá ser a da empresa e não a pessoal.
8. SEPARADORES
Entre o corpo e a assinatura de email deverá inserir uma linha separadora ou um hífen.
9. LINKS PARA AS REDES SOCIAIS
Se o email que vai enviar tem como destinatário um contacto profissional, pode e deve incluir um link para o seu perfil no LinkedIn, para o seu portefólio online ou para o seu website profissional. Links para outras redes sociais como o Facebook, o Instagram ou o Twitter só devem ser inseridos na assinatura de email se forem usados para fins profissionais.
10. SEJA SUCINTO E OBJETIVO
Não ocupe espaço com informação desnecessária, como frases inspiradoras e motivacionais, opiniões ou pontos de vista. Uma assinatura de email para uso profissional, deve ser atrativa, não espampanante. Evite, ao máximo, o exagero. A assinatura de email não deve ter mais do que 4 linhas.
11. TESTE A ASSINATURA DE EMAIL
Antes de começar a fazer contactos, teste a sua assinatura de email. Envie uma mensagem para algumas pessoas de confiança ou para um endereço alternativo. Veja ou peça para ver como é que a assinatura é visualizada nos seus computadores e dispositivos móveis (telemóveis e tablets).
12. CRIE ONLINE
Claro que é sempre preferível criar a sua assinatura de email, exatamente do modo como a idealizou. Se não for possível, tem sempre a hipótese de criar uma assinatura de email original online. Basta recorrer a um de vários geradores de emails disponíveis, tais como o wisestamp ou o mysignature, entre outros.
Defina o modelo, a informação, adeque à sua área de trabalho e comece a marcar diferença com uma assinatura de email original.
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