Inês Silva
Inês Silva
18 Dez, 2018 - 16:31
Saiba como escrever um email profissional em 7 passos

Saiba como escrever um email profissional em 7 passos

Inês Silva

É importante saber como escrever um email profissional. Conheça os vários aspetos a ter em conta para não falhar a mensagem.

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Escrever e receber emails tornou-se uma parte inevitável da nossa vida quotidiana, tanto na correspondência pessoal quanto na profissional. Ao escrever um email para a sua família ou amigos, a linguagem pode ser o mais informal possível. No entanto, sempre que envia mensagens profissionais, é importante saber como escrever um email profissional para garantir que a mensagem seja perfeita.

Embora enviemos muitos emails, a verdade é que muitos deles não são eficazes. A dificuldade em gerir a caixa de entrada das contas de correio eletrónico deve-se principalmente à forma como são redigidos os emails e que deixam os destinatários sem saber como responder ou agir. Não deixe que isto aconteça: etiqueta, estilo e formatação são essenciais para uma comunicação eletrónica eficaz.

Não perca uma oportunidade por causa de erros que podem ser facilmente evitados. A sua atenção não deve ser apenas direcionada para a forma como envia emails, mas também pela forma como os acompanha. Continue a ler e saiba como enviar emails profissionais sem falhas.

Razões para enviar um email profissional

Como escrever uma carta de apresentação: dicas úteis

Existem diversas razões profissionais para utilizar o correio eletrónico. Para além de ser um veículo de comunicação entre colegas, chefias e fornecedores, por exemplo, um email pode servir também de carta de apresentação para um potencial empregador, pode ser uma carta de agradecimento a um colega que concordou em dar referências acerca de si, pode ser uma carta de demissão para seu atual chefe ou pode até ser um pedido de carta de recomendação.

Os seus motivos profissionais para enviar emails podem ser estes ou outros, no entanto, o que de facto importa, é garantir que todas as suas mensagens de correio eletrónico sejam organizadas e profissionais.

A conta de correio eletrónico profissional nunca deve ser usada para expor ou resolver conflitos. Faça-o pessoalmente, evite as falhas de comunicação e as interpretações erradas. O email profissional também não deve ser usado para comentar intrigas ou alimentar cusquices.

Como escrever um email profissional: 7 aspetos a ter em conta

1. Assunto

O que escreve no assunto deve, resumidamente, transmitir o motivo do seu contacto. Não deve ser demasiado vago, ter muitas palavras ou ser demasiado agressivo, com o uso de pontuação excessiva ou letras maiúsculas, por exemplo.

2. Saudação

Mesmo que se trate de um email muito curto, use sempre uma saudação. Se souber o nome da pessoa, inclua-o na saudação.

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3. Tamanho

Mantenha o seu email o mais curto e conciso possível. Ninguém vai ler com atenção um email longo, é humanamente impossível, por isso, coloque em texto apenas as informações essenciais.

4. Tipo de letra

Evite fontes demasiado ornamentadas, divertidas ou coloridas, estes tipos de letras vão simplesmente distrair o destinatário da sua mensagem. Evite também o uso excessivo de negrito e itálico, vão tornar o seu email confuso. Esqueças as maiúsculas, quem receber a sua mensagem vai pensar que está irritado ou demasiado entusiasmado com um assunto.

5. Emojis

Nem pensar nisso. Nunca use emojis num email profissional. Guarde os bonequinhos para a sua correspondência pessoal.

6. Ortografia e gramática

Só porque está a escrever um email, isto não significa que deve ser desleixado na ortografia e gramática. Reveja e edite o seu texto com cuidado antes de enviar a mensagem. Pode usar uma linguagem mais informal, mas sem exageros.

7. Assinatura

Assine com um breve “obrigado”, por exemplo, e, em seguida, coloque o seu nome. A maioria das contas de correio eletrónico permite incorpore, automaticamente, uma assinatura com nome, título e informações de contacto em todos os emails. Esta é uma ótima maneira de profissionalizar todas as suas mensagens sem esforço.

mãos no teclado de um computador e vários emojis de email e conteividade de pessoas
Veja também 10 coisas que não deve escrever num email

Mais dicas para ter o melhor email profissional

Antes de carregar no “enviar”, verifique:

A mensagem está completa?

Certifique-se de que preencheu o assunto, que incluiu a assinatura e que está a enviar para a pessoa ou pessoas certas.

Tem erros?

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Volte a ler ou peça alguém para ler, faça a verificação ortográfica e gramatical e se não está a usar maiúsculas inadvertidamente.

Como é que está a formatação?

Antes de enviar para alguém, faça um teste e envie o email para si primeiro. Assim, poderá verificar se a formatação está correta e que nada aparece fora do lugar. Se tudo estiver correto, pode enviar.

Dica final: verifique o seu email com regularidade

No mundo do trabalho não é só saber como escrever um email profissional, é também importante saber fazer o acompanhamento perfeito. O tempo é essencial quando está à espera de uma resposta e, por isso, é importante que verifique com regularidade o seu email para não perder nada.

Mas também é verdade que estar a ver constantemente o seu email, vai fazê-lo perder tempo e diminuir a sua produtividade. O ideal será fazer isso logo de manhã e ao início da tarde, assim, a propósito dos emails que enviou, poderá responder ou prestar esclarecimentos adicionais em tempo útil e de acordo com as suas prioridades profissionais.

Não se esqueça também de criar pastas individuais na sua conta de correio eletrónico para arquivar todas as mensagens enviadas e recebidas. Assim, sempre que precisar de alguma informação sobre um determinado assunto, será mais fácil pesquisar.

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