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Elsa Santos
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29 Mar, 2019 - 12:05

10 coisas que não deve escrever num email

Elsa Santos

Como em qualquer forma de comunicação, há coisas que não deve escrever num email. Saiba quais os cuidados a ter com esta importante ferramenta de trabalho.

mãos no teclado de um computador e vários emojis de email e conteividade de pessoas

Sabe que há coisas que não deve escrever num email?

Talvez já tenha algum cuidado no envio das suas mensagens eletrónicas ou então nunca tenha pensado no assunto. A verdade é que é importante ter alguma moderação e não usar o email para dizer tudo ou de qualquer maneira. Não, não se trata de censura, apenas de bom senso.

Lembre-se que toda a comunicação digital é impossível de controlar e fica para sempre gravada. De uma brincadeira a uma manifestação de emoções mais intensa, passando por uma resposta a um cliente ou uma candidatura a um emprego, a caixa de correio eletrónico enche-se de conteúdos enviados, de erros e faltas de resposta.

Para tirar o melhor partido da comunicação online e evitar qualquer tipo de constrangimentos, conheça 10 coisas que não deve escrever num email.

Mensagem de email: 10 erros comuns

homem deitado no sofá a ver emails no telefone

Expressões informais

Considerando um email profissional o tom deve estar de acordo com o contexto.

Há alguns pormenores que deve ter em conta e expressões que deve utilizar em detrimento de outras. Pode, por exemplo, iniciar com um “Exmo. Senhor” ou até um simples “Bom dia” em vez de “Olá” e terminar apresentando “Cumprimentos” no lugar de “Beijinhos”.

Expressões informais devem ser evitadas num texto de email de trabalho.

Demasiado texto

Escrever um email de trabalho demasiado longo vai obrigar o destinatário a gastar tempo que não tem e a perder-se no meio de tanta informação. Evite emails com muito texto.

Opte sempre por mensagens breves, concisas e muito claras. Caso precise de expor algo mais complexo, poderá fazê-lo, mas pontualmente.

Divergências e conflitos

Toda a gente tem divergências e/ou conflitos, seja com um colega ou até mesmo com o chefe. Em contexto de trabalho é normal que possa acontecer. No entanto, não escreva um email para expor ou para tentar resolver uma situação.

Os problemas devem ser resolvidos pessoalmente, cara-a-cara. Dessa forma garante que nada fica por dizer e evita interpretações erradas (muito habituais na comunicação escrita).

Demissão

Se trabalha à distância e já foi contratado dessa forma, pode comunicar a sua demissão via email. Porém, o cenário mais comum não é esse, até porque não faz sentido que comunique uma decisão tão importante através do correio eletrónico. Não estará a passar/deixar uma imagem muito positiva e profissional.

Opte por escrever a tradicional carta de demissão e comunique a sua decisão aos seus superiores, pessoalmente.

Desabafos e intrigas

Tenha consciência daquilo que faz ou não sentido escrever num email.

Seja com um objetivo mais sério – como uma candidatura a emprego ou apresentação de uma proposta para um projeto – seja uma simples troca de ideias com um colega/amigo, não introduza desabafos ou intrigas. Além de não acrescentarem nada à mensagem, ficarão escritos e podem, mais tarde, ser usados contra si. Cautela.

Endereço errado

Independentemente do assunto ou do conteúdo, enviar um email de trabalho para a pessoa errada é sempre algo grave.

Ainda mais grave será enviar uma informação exatamente para quem não quer que dela tenha conhecimento. Pode acontecer, por isso deve ter muita (mas mesmo muita) atenção. O endereço errado é uma das principais coisas que não deve escrever num email.

Considere ativar a função “Cancelar Envio” se o seu serviço de email oferecer este recurso. Ainda pode “salvar-se” no último instante.

Um mau título

Aquilo que escreve no título (assunto/subject) de um email pode ser decisivo e chamar a atenção ou ir diretamente para o lixo.

Como tal, é importante escrever algo breve, claro e direto. Num email de resposta a uma oferta de emprego, por exemplo, há que cumprir com as regras e escrever especificamente qual o número da oferta e/ou cargo a que se está a candidatar.

No momento de escolher o que escrever no assunto do email, limite-se a apresentar uma ideia introdutória em relação ao conteúdo do email proporcionando uma compreensão clara do que a pessoa vai encontrar no texto. Se o conseguir fazer de uma forma interessante, diferente, capaz de estimular o destinatário a abrir o email, perfeito.

Trocadilhos e piadas

Já ouviu dizer que mais vale cair em graça do que ser engraçado? Pois bem, para evitar quaisquer constrangimentos, o melhor é nem considerar a hipótese de escrever um email com piadas ou trocadilhos, por mais simples e inofensivos que possam parecer. O mais certo é que o seu destinatário não ache graça nenhuma e apague a sua mensagem. Além disso, estará a passar uma imagem pouco séria que pode despertar desconfiança.

Símbolos ou emojis

O uso de símbolos que comunicam as emoções associadas ao que é escrito é algo muito comum na comunicação online, nomeadamente nos chats e redes sociais. No entanto, num email profissional esse recurso está fora de questão.

Limite-se a apresentar, por palavras, numa mensagem clara, o que pretende comunicar. O estilo poderá ter um toque de criatividade, caso a área de trabalho ou a ocasião o permitam. No entanto, smiles são coisas que não deve escrever num email.

Erros ortográficos

Por mais breve que seja o texto do email que pretende enviar, não pode descuidar o Português. Um erro ortográfico pode ser o suficiente para que o destinatário da sua mensagem o risque da lista de possíveis candidatos a um emprego, por exemplo. Escrever bem é obrigatório, seja qual for a área de trabalho.

Tenha sempre em consideração estas 10 coisas que não deve escrever num email.

Antes de clicar em “enviar”, tenha o cuidado de rever todo o texto, certifique-se de que inseriu os anexos (se for o caso) e que o endereço do destinatário está mesmo correto.

Desta maneira, vai tirar mais partido do correio eletrónico.

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