Disponibilizar aos funcionários um carro da empresa pode facilitar o quotidiano do trabalho. No entanto, existem algumas questões relacionadas ao uso, aos custos e as deduções possíveis no IRS que precisam de ser planeadas.
Carro da empresa: como e quem pode utilizar
Só as despesas laborais são dedutíveis
Não importa quem está a conduzir o carro ou a quem o veículo pertence: apenas as despesas realizadas por motivos de trabalho são dedutíveis na categoria de gastos da empresa. Isto significa que o condutor ou o responsável pelo veículo deve manter um registo detalhado dos momentos em que teve o carro sob a sua responsabilidade, com informações como motivo da utilização, hora da chegada, hora da partida, localização e quilómetros rodados.
Especifique um valor de subsídio para o uso do automóvel
Muitas empresas destinam um subsídio especial para os funcionários utilizarem o carro da empresa. Esse subsídio pode ser um valor pago junto com o salário, ou uma quantia que vai ser reembolsada ao final ou ao início do mês de acordo com as informações de uso relatadas pelo funcionário.
Este reembolso possui a vantagem de ser um valor livre de taxas para ambas as partes, principalmente se for feito de acordo com um plano de gastos responsável. As despesas com o carro da empresa podem ser deduzidas do IRS se for comprovado o uso do veículo para fins laborais, por isso os registos da utilização são tão importantes.
O uso do carro para fins pessoais deve ser de comum acordo
Ninguém está livre de passar por emergências na vida familiar e privada, no entanto estas situações não são razões que bastem para o uso do carro da empresa para fins pessoais. Sendo um compromisso de última hora ou não, o funcionário deve sempre pedir permissão e reportar o uso do carro da empresa para qualquer fim que não seja laboral.
Vale o aviso de que quando este tipo de situação ocorre, cabe ao responsável pelo controlo de uso do veículo, decidir se as despesas serão descontadas do pagamento do utilizador. O desconto é direito do empregador e cabe a ele aplicá-lo ou não.
Carros são propriedades
Se a empresa possui um carro no seu nome, isto significa que o veículo é propriedade listada da empresa. Portanto, o seu registo de uso deve ser de mais de 50% para fins de trabalho, para que as taxas e as deduções funcionem corretamente e isto inclui detalhes como acidentes: se ocorrer um acidente com o carro da empresa durante um compromisso de trabalho, o funcionário está isento de pagar os custos. O mesmo não ocorre quando o uso do carro da empresa for para eventos pessoais, onde taxas e multas podem ser aplicadas.