Recebem e-mails e dão resposta aos mesmos, vão acumulando o número de tarefas a cumprir e, eventualmente, cumprem-nas, ou seja, trabalham de forma a apenas dar resposta às questões e problemas que vão surgindo.
Mas será que, ao trabalhar dessa forma, resta algum tempo para ser proativo? Se não, o que fazer para mudar isso? Não é simples, mas é possível ser mais proativo e menos reativo.
6 dicas que o vão ajudar a ser proativo
1. Fazer uma listagem no início da semana
Comece a sua semana de trabalho a identificar quais as tarefas mais importantes e que têm de ser feitas. Procure delegar as restantes ou movê-las para a sua listagem de tarefas da semana seguinte.
2. Defina as suas prioridades
Defina as suas prioridades! Estes 3 passos para trabalhar menos e produzir mais podem ajudá-lo a saber de que modo deve definir as suas prioridades.
3. Defina períodos específicos para responder a e-mails
O primeiro passo para diminuir o tempo que dedica ao e-mail é aperceber-se que, ao dar grande prioridade à resposta de e-mails, está a trabalhar de forma reativa e não proativa. Procure ver o e-mail ao início da manhã, antes/depois da hora de almoço e ao final da tarde e responda, nesses períodos, aos e-mails pendentes. Claro que se, a meio da tarde receber um e-mail extremamente importante, deve dar-lhe resposta, mas procure não fazer isso com todos os e-mails que recebe.
4. Subdivida os grandes projetos em menores blocos de trabalho
Temos tendência procrastinar quando temos em mãos projetos grandes e assustadores. O truque? Dividir esses projetos em blocos menores de trabalho, para que consigamos ir cumprindo e riscando essas tarefas das nossas To-do lists, até finalizarmos, finalmente, o grande projeto.
5. Evite pensar demasiado, limite-se a fazer!
Se pensar demasiado, os 5 minutos que deveria dedicar a responder a e-mails facilmente se transformam em 30, uns slides de Powerpoint adicionais podem levar-lhe mais meio dia do que tinha planeado, e qualquer tarefa rotineira demorará mais do que o previsto. Temos tendência a pensar demasiado quando nos sentimos inseguros, mas perdemos tempo a pensar que seria melhor gasto a fazer algo! Chega de pensar, toca a fazer!
6. Celebre diariamente o que conseguiu fazer
No final de cada dia de trabalho, antes de se deitar, reflita em tudo o que conseguiu fazer e celebre por isso! Dê uma palmadinha nas costas a si próprio pelo dia incrível que teve, pois esta dica irá ajudá-lo a ser mais proativo.
Veja também:
- 6 segredos para conseguir fazer tudo
- 5 dicas para vencer o cansaço pós-almoço
- 3 problemas para quem não tira férias