Inês Silva
Inês Silva
10 Abr, 2019 - 13:41
7 passos para estruturar melhor o dia e ser mais produtivo

7 passos para estruturar melhor o dia e ser mais produtivo

Inês Silva

Estruturar melhor o dia vai permitir-lhe ganhar tempo e aumentar a sua produtividade. Continue a ler e conheça os nossos truques e dicas.

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O mundo atual está cheio de distrações, desde o email às notificações das redes sociais ou até a possibilidade de ser contactado a qualquer hora através do telemóvel. Como tal, estruturar melhor o dia ajuda a combater a sensação de que está a sair do caminho e de que as 24 horas passaram sem ter feito tudo o que queria.

É dessa forma que o ciclo de pouca produtividade ou falta de motivação pode ser quebrado. Veja as sugestões.

Estruturar melhor o dia: 7 passos para maximizar a produtividade

organização

1. Faça uma lista diária de tarefas

A melhor maneira de se preparar para o sucesso é planear o dia seguinte:

  • O que vai fazer primeiro?
  • O que espera realizar durante o dia?
  • Pela ordem de prioridade, o que deve ser concluído amanhã?

Responda a estas perguntas ao criar a sua lista de tarefas. Quando chegar ao trabalho no dia seguinte, tudo está preparado e não terá dúvidas sobre o que deve fazer primeiro. Não se esqueça de escrever esta lista com otimismo e apenas com tarefas possíveis de realizar nesse dia.

Uma forma de “programar” o seu cérebro para a vitória é colocar uma ou duas tarefas pensadas para esse dia, mas que já foram feitas antes de escrever efetivamente a lista.

2. Antes de começar a trabalhar, faça algo por si

Tem uma rotina matinal? Talvez goste de ir ao ginásio, dar uma corrida ou até mesmo meditar durante 30 minutos, tomar o pequeno-almoço ou um café antes de falar com alguém.

O que quer que seja, se o faz ficar mais concentrado e focado para o dia, faça-o primeiro.

3. Guarde as primeiras duas horas do dia para as tarefas mais importantes

Esta é uma boa dica para estruturar melhor o dia, visto que as pessoas são geralmente mais produtivas durante as primeiras duas horas, pois já estarão totalmente despertas.

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Depois de concluir a sua rotina matinal, estará pronto para enfrentar o dia. Use esse tempo produtivo para concluir as tarefas mais importantes.

Antes de verificar o seu email ou ser sugado para o feed das redes sociais, pare. Verifique a sua lista de tarefas e concentre-se no que deve ser feito.

4. Verifique, então, o seu e-mail ou redes sociais

Depois de concluir as tarefas obrigatórias, consulte a sua caixa de entrada e as redes sociais à vontade. Mas tenha cuidado, pode estar perante um buraco negro de desperdício de tempo.

Programe um alarme para 15 a 20 minutos. Se terminar antes, ótimo, avance e siga com o seu dia.

5. Avance para as próximas tarefas mais importantes do dia

Já concluiu o mais importante do dia, mas ainda há coisas para fazer, como tal deve avançar para as tarefas que gostava de terminar. Concentre-se e dê a si mesmo mais duas horas trabalho ininterrupto.

6. Faça uma pausa

Afaste-se do computador, aproveite para almoçar e quando regressar verifique novamente o seu e-mail e prepare-se para repetir as horas de trabalho.

7. Antes de sair, faça a lista do dia seguinte

Ao terminar o dia, faça a lista do dia seguinte e prepare-se para mais um dia produtivo.

5 truques para um espaço de trabalho produtivo

estruturar melhor o dia

Além dos truques que lhe mostramos para estruturar melhor o dia, deve ter em conta outros fatores que possam estar a influenciar sua produtividade. Se, por vezes, uma secretária desarrumada pode ser sinal de criatividade, também é verdade que pode ser um empecilho para a gestão de tempo e produtividade. É, por isso, fundamental tirar algum tempo para organizar e transformar o seu espaço numa área de trabalho produtiva.

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1. Acabe com a desordem

Retire do seu espaço tudo o que não esteja relacionado com o seu trabalho ou projeto atual. A desordem e o stress andam de mão dadas e é assim que dá cabo da sua produtividade.

É importante ter espaço para trabalhar, por isso, deite fora tudo aquilo que pode dispensar e arquive os documentos que devem ser mantidos, digitalmente, se possível. Organize o seu espaço de trabalho, mantendo apenas o que precisa.

2. Mantenha o telefone ao alcance do braço

Se a sua profissão implica usar o telefone, é importante este objeto ser de rápido acesso. Mantenha-o à distância de um braço e se por acaso for canhoto, coloque o telefone do lado esquerdo.

3. Coloque as pastas de arquivo na vertical

Passam-lhe muitos papeis pela mão? As pastas de arquivo ocupam muito espaço quando colocadas na horizontal. Arranje uma caixa, tabuleiro ou prateleira de forma a conseguir empilhar as pastas e manter o seu espaço de trabalho produtivo.

4. Ajuste o ecrã do computador

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Um ecrã mal posicionado resulta em dores no pescoço, contraturas várias e visão cansada e tudo isto resulta em perda de concentração, influenciando negativamente a sua produtividade.

5. Ilumine a sua área de trabalho

Não é segredo nenhum que a luz afeta o nosso estado emocional, a saúde mental e o bem-estar geral. No entanto, estes benefícios são muitas vezes esquecidos ou ignorados. Tenha isso em mente ao configurar o seu espaço de trabalho.

Outras dicas produtivas para estruturar melhor o dia

Para que nada falhe e chegue ao final do dia com a sensação de dever cumprido, temos dicas extra para partilhar consigo:

  • Defina horários para pausas que são essenciais para quem quer aumentar a produtividade no trabalho, mas faça-o com regras;
  • Alimente-se de forma correta e beba água, pois uma má alimentação ou má hidratação corporal afetam a sua produtividade, pois dificultam a sua capacidade de concentração;
  • Mantenha o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal e aproveite o tempo livre para relaxar e dedicar-se às suas relações pessoais. Não se refugie no trabalho como desculpa para descurar a sua família e amigos – a felicidade pessoal é também um fator decisivo para ser mais produtivo profissionalmente;
  • Durma uma boa noite de sono, para acordar fresco e revigorado. O sono divide-se em 5 ciclos, o ciclo REM (rapid eyes moviment) é quando o sono é mais profundo, logo, acordar no meio deste ciclo é sinónimo de mau-humor e falta de energia e um dos principais motivos para sentir que não teve uma noite retemperadora.
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