Nota de crédito: o que é, quando emitir, e como evitar erros fiscais

Uma nota de crédito é um documento comercial com valor legal, utilizado para retificar faturas.

Podem ser emitidas para eliminar na totalidade o valor de uma fatura, apenas parte desse valor, ou simplesmente para corrigir dados de emissão.

Em que situações deve emitir nota de crédito

O objetivo da emissão pode passar por:

Devolver o valor ao cliente

Exemplo: Vende um produto com valor de €50, outro com valor de €20 e emite uma fatura com valor de € 70. O cliente pretende devolver o segundo produto e, portanto, para que possa ter lugar a devolução do valor, é necessária a emissão de uma nota de crédito com valor de €20, que anule a fatura inicialmente emitida.

Permitir a troca de produtos

Exemplo: Vende um produto com o valor de €50 e emite uma fatura de igual valor. O cliente pretende trocar o produto por outro com características ligeiramente diferentes. É necessária a emissão de uma nota de crédito que anule a fatura inicialmente emitida, para que uma nova possa ser processada.

Corrigir dados de emissão

Exemplo: A fatura foi emitida sem alguns dos dados essenciais. É necessária a emissão de uma nota de crédito que a anule, para que uma nova fatura possa ser processada.

Em qualquer um destes casos, com a emissão e subsequente envio para a Autoridade Tributária e Aduaneira, está a informar que não recebeu a quantia, que há uma redução do valor tributável da operação, ou que os dados estavam incorretos.

Nota: Não deve optar pela anulação da fatura, especialmente se esta já foi enviada, pois o seu cliente pode já ter inserido a mesma fatura em registo contabilístico, criando divergências que podem vir a ser alvo de análise por parte da Autoridade Tributária e Aduaneira.

Que informação deve conter a nota de crédito?

De forma a cumprir os requisitos legais, uma nota de crédito deve:

• Ser datada
• Ser numerada sequencialmente em conformidade com o sistema de faturação
• Conter a informação do comerciante
• Conter a informação do cliente
• Fazer referência ao número da fatura que está a ser retificada
• Fazer menção ao motivo da sua emissão

Nota: Esta informação não dispensa a consulta do código do IVA, nomeadamente o nº 7 do artigo 29.º e o nº 6 do artigo 36.º.

É necessário que o cliente faça algo?

Sim. De forma a poder ser inserida em registo contabilístico, é necessário que a nota de crédito seja impressa em duplicado, e que o cliente assine, carimbe e devolva o duplicado.

Por que razão são tão importantes?

É importante considerar que, tal como uma fatura, uma nota de crédito movimenta IVA. É importante, por isso, que os registos contabilísticos do fornecedor e cliente estejam em concordância.