Saber como organizar documentos em pastas pode parecer uma tarefa difícil, principalmente quando a papelada é muita e está espalhada pelas divisões.
Como sabemos que os papéis acumulados em nossa casa são vários – desde faturas, publicidade, cartas importantes e outros documentos – queremos simplificar toda esta tarefa e tornar o seu dia-a-dia mais organizado e sereno.
Afinal, quantas vezes já perdeu horas à procura de um documento que precisava mesmo de encontrar? Ou quantas foram as vezes em que deixou passar o prazo de um pagamento importante, por não encontrar um documento importante?
No fundo, todos nós já passamos por este tipo de situações e a realidade é que sem a papelada devidamente organizada e em dia, o stress e a perda de tempo aumentam.
6 dicas essenciais de como organizar documentos em pastas
Um só local para papelada
A primeira dica para organizar documentos em pastas passa por procurar pela casa toda papéis importantes, documentos, comprovativos, cartas ou faturas até.
Reúna toda a papelada que estiver espalhada e desorganizada em armários, gavetas, secretárias, na carteira ou no móvel da entrada. O importante é colocá-los todos no mesmo local.
Divisão em 3 partes
Assim que os documentos estiverem reunidos num mesmo local, experimente fazer 3 pequenos montes da seguinte forma:
- documentos que precisam de ser tratados (seja porque se tratam de pagamentos pendentes ou decisões a tomar, por exemplo);
- papéis que precisam de ser guardados e arquivados (como exames médicos, documentos escolares, finanças, seguros ou propriedades);
- documentos para deitar ao lixo (que já não têm qualquer interesse ou validade).
Organizar por categorias
A partir do momento em que estiverem criados os 3 montes, deve organizar em categorias os documentos de cada monte que criou. Ou seja, os documentos do 1º monte que precisam de ser resolvidos, devem estar por ordem cronológica consoante a urgência de cada um, por exemplo.
Relativamente aos documentos que necessitam de ser guardados e arquivados, opte por colocar separadores para cada categoria. Por exemplo: motivos escolares, seguros, finanças, propriedades, alugueres ou exames médicos).
E no final, não se esqueça de verificar quais os documentos que já não interessam e deite-os no lixo. Desta forma, evita que se confundam com a papelada importante.
Utilize pastas e etiquetas
Assim que estiver tudo separado, deverá arranjar pastas e etiquetas para que seja mais fácil visualizar e encontrar os documentos específicos que procura em cada momento.
Para isso, pode criar etiquetas com diferentes cores para cada pasta, referentes a cada coisa. Por exemplo: contas pagas, contas a pagar, finanças, faturas, comprovativos de pagamento, garantias, carro, etc.
Uma pasta para cada pessoa
Se não mora sozinho e vive com a sua família, é importante que tenha pelo menos uma pasta para cada membro. Desta forma, conseguirá encontrar facilmente o documento que procura.
Nestas pastas deverão estar os documentos pessoais de cada um como o número de eleitor, boletim de vacinas, carta com os códigos do cartão de cidadão, passaporte (caso exista), certificados, exames médicos e diplomas.
Digitalizar
Como sabemos, a era em que vivemos é cada vez mais digital. O que significa que muitos optam por ter todos estes documentos em formato digital armazenados num computador, num tablet ou num disco externo até.
Por isso, se esta é a melhor forma para organizar documentos em pastas para si, então pode sempre optar por digitalizar cada um dos papéis.
Atualmente já existem diversas formas para o fazer: através de uma impressora, de um scanner ou de aplicações para o efeito que podem ser instaladas no seu tablet ou smartphone e que convertem os documentos para formato PDF automaticamente.
Uma dica importante para todos os que preferem armazenar os documentos em pastas em formato digital é não deixar acumular muita papelada por digitalizar e colocar na pasta criada. Ou seja, sempre que tiver um documento para arquivar ou tratar, opte por fazê-lo ou no próprio momento, ou no final do dia.
Desta forma evita esquecimentos e garante que tudo fica devidamente organizado em cada pasta digital.
