Catarina Gonçalves
Catarina Gonçalves
04 Jul, 2019 - 04:41
Que mudanças traz a faturação eletrónica e quando entra em vigor

Que mudanças traz a faturação eletrónica e quando entra em vigor

Catarina Gonçalves

Este ano há obrigações de faturação eletrónica nos contratos públicos. Saiba o que é uma fatura eletrónica, quais as implicações e prazos de implementação.

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Uma fatura eletrónica tem a particularidade de ser assinada eletronicamente. É essa assinatura digital o elemento que identifica a autoria de documentos eletrónicos. E a validade? A faturação eletrónica tem a mesma validade que a faturação em papel. Em 2019 há novas alterações especialmente para os contratos públicos.

O que é faturação eletrónica?

o que é a faturação eletrónica

Será que uma fatura eletrónica se resume a um documento enviado por e-mail? É mais que isso. Tem que obedecer a regras específicas, entre as quais a assinatura digital e ser emitida por um programa certificado.

A fatura eletrónica tem o mesmo valor desde que cumpra as regras do Código do IVA e satisfaça as condições exigidas por lei. No fundo, é equiparada a uma fatura em papel, mas desmaterializada.

O que não é uma fatura eletrónica?

Para a UE, de acordo com a Diretiva 2014/55/EU a fatura eletrónica é “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”.

Assim, se receber exclusivamente uma apresentação visual da fatura, por exemplo, em formato PDF, não é considerada fatura eletrónica. Eis, outros casos, além do PDF que não são considerados faturação eletrónica:

  • Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word;
  • Imagens de faturas, por exemplo, em formato JPG;
  • Faturas não-estruturadas em HTML, numa página Web ou num e-mail;
  • Digitalização de faturas em papel.

A faturação eletrónica é obrigatória?

faturacao eletronica

Desde 2014 que, nos termos da Diretiva 2014/55/EU, há a obrigação de faturação eletrónica nos processos de contratação pública em toda a União Europeia. Porém, o Governo português estabeleceu prazos mais alargados que constam do Decreto-Lei nº123, de 28 de dezembro para permitir que as micro e as pequenas e médias empresas possam garantir a correta gestão da mudança relativamente a este processo.

Prazos para implementar a faturação eletrónica

Setor Público

Os serviços da administração direta do Estado e os institutos públicos estão obrigados, desde 18 de abril deste ano, a receber e a processar faturas eletrónicas, através da adesão ao sistema de faturação da ESPAP, I. P. – Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública. É esta entidade a responsável pela implementação do sistema de faturação eletrónica em Portugal.

O prazo para que os restantes organismos públicos e entidades administrativas independentes, como o Banco de Portugal, é até 18 de abril de 2020. A partir desta data terão de adotar e implementar, obrigatoriamente, a faturação eletrónica.

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Estas entidades têm autonomia para escolher o programa de faturação que pretendem, não tendo a obrigação de utilizar o da ESPAP, I.P.

Setor Privado

Também há prazos para a obrigatoriedade de emissão de faturas eletrónicas no setor privado. Até 18 de abril de 2020 as grandes empresas, ou seja, empresas com mais de 250 funcionários, mais de 50 milhões de euros de faturação e a partir de 43 milhões de euros de balanço, terão que adotar e implementar a faturação eletrónica.

O prazo é mais alargado para as micro, pequenas e médias empresas que terão até 31 de dezembro de 2020 para implementarem a faturação eletrónica.

O que deve estar mencionado na fatura eletrónica?

faturacao eletronica

Nos termos do Decreto-Lei n.º 111 – B/2017 devem constar os seguintes elementos, sempre que aplicáveis. Não esquecer que cada caso é um caso.

  • Identificadores do processo e da fatura;
  • Período de faturação;
  • Informações sobre o cocontratante;
  • Informações sobre o contraente público;
  • Informações sobre a entidade beneficiária;
  • Informações sobre o representante fiscal do cocontratante;
  • Referência do contrato;
  • Condições de entrega;
  • Instruções de pagamento;
  • Informações sobre ajustamentos e encargos;
  • Informações sobre as rubricas da fatura;
  • Valores totais.

Quais as implicações da faturação eletrónica?

A implementação da faturação eletrónica implica, em primeiro lugar, a aquisição de um sistema informático que permita emitir faturas de forma eletrónica. Esse sistema deve permitir a emissão e recebimento das faturas, bem como poder assiná-las eletronicamente.

Além da aquisição de um sistema informático, implica também a harmonização de diferentes realidades distintas entre si como empresas, institutos públicos, câmaras municipais, entidades reguladoras. O processo de convergência e integração de sistemas pode ser complexo e moroso. Será também necessário capacitar os funcionários para esta nova realidade.

Quais as vantagens da fatura eletrónica?

vantagens da faturação eletrónica

A faturação eletrónica tem muitas vantagens tanto para os comerciantes como para os clientes, nomeadamente:

  • Garantir o cumprimento da legislação;
  • Melhor controlo;
  • Maior simplificação;
  • Redução da burocracia;
  • Diminuição de custos e recursos utilizados;
  • Pagamento mais célere uma vez que a fatura é eletrónica e o tratamento de dados é automático.

A empresa especialista em plataformas de contratação pública eletrónica, Vortal, estima que a adoção de faturas eletrónicas pode representar uma poupança de 80% nos custos de receção e de 90% nos custos de envio.

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