E-mails de trabalho a mais? Estratégias para manter o controlo

Se é daquelas pessoas que recebe e-mails de trabalho a mais e a toda a hora, então, este artigo é para si.

Hoje são cada vez mais os e-mails relacionados com o trabalho que vamos recebendo e é, por isso, essencial que se adotem algumas estratégias antes que esta forma de comunicação digital e imediata nos controle a nós. Afinal, a conta de e-mail é, na maioria das vezes, o local onde as nossas comunicações mais importantes tanto a nível pessoal como profissional ficam guardadas e, como tal, alvo de constante atenção.

Além disso, se é daquelas pessoas que está sempre a receber e-mails na sua caixa de entrada a uma velocidade estonteante, então, o mais provável é que se encontre num estado de ansiedade constante. E uma boa gestão deste fator pode fazer toda a diferença no seu bem-estar.

Em primeiro, deve optar por organizar o seu e-mail de modo a encontrar rápida e facilmente aquilo de que pode vir a precisar. Assim, vai evitar a acumulação de lixo virtual e poupar a capacidade de armazenamento da sua conta de e-mail.

Ao manter a sua caixa de e-mail organizada, vai conseguir visualizar de um modo muito mais fácil, os e-mails que realmente são do seu interesse e com alguma relevância.

Além disso, uma boa gestão da sua conta de email profissional passa também pela disciplina. Ou seja, se não for uma pessoa regrada no que diz respeito ao email, o mais provável é sentir-se confuso e ansioso com o aumento diário de itens na sua caixa de entrada.

7 estratégias para gerir os emails de trabalho de forma eficaz

Sabemos que não há como evitar que surjam novos e-mails na nossa conta profissional e/ou pessoal a todo o momento. Por este mesmo motivo, é essencial que aprenda a manter a sua caixa de entrada organizada para que nunca perca o controlo.

Assim, e para aliviar a sensação constante de ansiedade que os emails de trabalho a mais podem gerar, existem algumas estratégias que pode adotar no seu dia a dia.

Estabeleça intervalos razoáveis ao longo do dia para abrir a caixa de entrada

Se está habituado a receber 20, 30 ou até mais e-mails por dia, é provável que abra a sua caixa de entrada várias vezes para não perder nada. Ora, este comportamento é o oposto do que deve fazer.

Opte por estabelecer pequenos intervalos ao longo do dia para verificar a caixa de entrada. Esta é mesmo uma das soluções-chave para a gestão de e-mails de trabalho. Claro está que, dependendo da frequência com que recebe e-mails e do trabalho que tem, estes intervalos devem ser estabelecidos de forma razoável e de modo a que consiga visualizar e responder a todos os que realmente importam.

Não utilize o e-mail para responder a questões mais rápidas

Ou seja, qualquer tema que exija um tipo de resposta mais curta e rápida, não deve ser respondido via e-mail. Sempre que receber um e-mail que exija este tipo de resposta, opte por responder de outra forma, como por exemplo através de chat ou SMS.

Este comportamento, fará com que as pessoas a quem está a responder percebam que não devem esperar por uma resposta imediata ao e-mail. Por outro lado, conseguirá reduzir tanto a sua ansiedade como a dos outros que esperam uma resposta rápida.

Crie um método para determinar a prioridade das mensagens a responder

Para que consiga poupar tempo, adote a regra dos 2 minutos: isto é, se a visualização e a resposta do e-mail demorar até 2 minutos, então, significa que vale a pena completar a tarefa naquele momento.

No caso de se tratar de um e-mail mais longo e que exija uma tarefa mais complexa da sua parte, opte por planear um momento do seu dia para responder adequadamente.

Além disso, deve verificar se o destinatário do e-mail são várias pessoas ou se o e-mail se destina só a si. Afinal, na maioria das vezes, os e-mails reencaminhados não exigem qualquer tipo de resposta da sua parte.

Desligue os alertas sonoros de novas mensagens

Ao desligar os alertas sonoros, não estará sempre a conferir a sua caixa de entrada. Normalmente, quando deixamos os alertas sonoros ligados, a tendência é para respondermos imediatamente a cada um dos e-mails de trabalho com medo de nos virmos a esquecer ao longo do dia.

Mantenha a caixa de entrada vazia

Esta estratégia pode parecer totalmente ridícula à primeira vista. Mas pense connosco. Se no momento em que verifica os e-mails de trabalho, marcar imediatamente aqueles que tenciona abrir e os mover para uma pasta criada por si, como por exemplo “responder” ou “arquivar”, a sua caixa de entrada não vai ficar com um aquele aspeto sobrecarregado que lhe pode causar confusão e ansiedade.

Automatize o armazenamento dos e-mails para pastas diferentes

Tanto o Gmail como o Outlook, permitem que configure o armazenamento automático dos e-mails diretamente para as suas devidas pastas, sem que sequer fiquem pendentes na caixa de entrada.

Uma boa solução poderá ser a criação de pastas como “por responder”, “projeto Y” ou “arquivados”.

Formule respostas padrão

Ao criar respostas padronizadas está a poupar muito tempo do seu dia. Esta estratégia pode ser uma grande ajuda para pessoas que têm o hábito de responder a várias questões sobre o mesmo assunto, no mesmo dia.

Opte por criar um e-mail informativo e com um aspeto real, isto é, que não pareça automático. Assim não corre o risco de passar por desleixado ou desinteressado. Vai ver que como uma simples estratégia como esta terá um grande impacto na gestão do seu tempo.