Emprego como assistente administrativo: tudo o que precisa de saber

Se procura emprego como assistente administrativo saiba que este é um profissional que presta assistência, tal como o nome indica, na área administrativa de uma organização, ou seja, trata de tudo o que é organização funcional. Este profissional auxilia o(s) administrador(es) em algumas atividades, nomeadamente na organização de arquivos, gestão de informações, revisão de documentos, controlo financeiro, entre outras funções e/ou tarefas.

Ter no mínimo o 12º ano, bons conhecimentos de informática na ótica do utilizador, dominar o português e ter noções básicas de uma língua estrangeira são alguns dos requisitos pedidos a quem se candidata a esta função.

Na área administrativa, além dos assistentes administrativos (na função pública, este cargo corresponde à categoria e carreira de assistente técnico) também se inclui quem trabalha em secretariado.

Emprego como assistente administrativo: áreas de trabalho

Os secretários e assistentes administrativos executam uma variedade de tarefas administrativas relativas ao funcionamento de uma empresa privada ou serviço público, seguindo procedimentos estabelecidos.

As atividades deste profissional estão relacionadas com o expediente geral, recorrendo a programas de computador para criar folhas de cálculo, gerir bases de dados, preparar apresentações, relatórios e documentos.

Podem também ter a responsabilidade de negociar com fornecedores, comprar suprimentos e tratar da logística de armazéns/aprovisionamento ou até gerir bibliotecas corporativas.

As funções específicas do administrativo variam de acordo com a experiência, cargo e área de trabalho. Alguns exemplos de áreas de trabalho:

1. Administrativos executivos

Fornecem suporte administrativo de alto nível a um escritório e aos principais executivos de uma organização. Lidam, normalmente, com responsabilidades mais complexas, como conferir documentos recebidos, conduzir pesquisas e preparar relatórios. Alguns supervisionam também o restante pessoal administrativo.

2. Administrativos legais

Realizam trabalhos que exigem conhecimento da terminologia e procedimentos legais. Preparam documentos legais sob a supervisão de um advogado, fazem a revisão de documentação e ajudam na pesquisa jurídica.

3. Administrativos clínicos

Podem, por exemplo, transcrever gravações e preparar relatórios para médicos ou outros profissionais da área da saúde. Tratam dos procedimentos administrativos para agendamento e admissão de doentes a consultas, tratamentos ou internamentos que podem incluir o processamento de pagamentos dos doentes ou de seguradoras.

Estes profissionais precisam estar familiarizados com terminologia e códigos da área médica, registos clínicos e procedimentos hospitalares ou laboratoriais.

4. Administrativos financeiros

Organizam circuitos de comunicação, coordenam os meios financeiros, humanos e materiais e podem, ainda, fazer a cobrança a clientes.

5. Administrativos de recursos humanos

Prestar assistência ao superior responsável pela área na promoção da formação e capacitação de funcionários; processamento de salários e benefícios; avaliações de desempenho; prestar informações aos funcionários da instituição; selecionar currículos e contactar candidatos; controlar contratos temporários e substituições são algumas das principais tarefas nesta função.

Após estes exemplos, podemos concluir que os assistentes administrativos estão presentes em todos os setores do mercado de trabalho, incluindo escolas, entidades da administração pública e empresas privadas.

Emprego como assistente administrativo: funções, características e formação

Quais as funções de um assistente administrativo?

• Receber e enviar correspondência e documentos;
• Controlar contas a pagar e a receber;
• Emitir faturas;
• Elaborar e enviar documentos;
• Tirar fotocópias;
• Coordenar logística;
• Informar os colaboradores acerca de procedimentos de segurança;
• Atender telefonemas, receber mensagens e transferir chamadas;
• Agendar compromissos e atualizar calendários de eventos;
• Esclarecer dúvidas sobre assuntos financeiros;
• Apresentar relatórios financeiros;
• Preparar memorandos;
• Operacionalizar reuniões;
• Manter bases de dados e arquivos, eletrónicos ou em papel, atualizados e organizados.

Que caraterísticas deve ter?

• Deve possuir conhecimentos informáticos, procurando manter-se sempre em constante atualização.
• Deve ser responsável e de confiança, mantendo sigilo em relação à informação a que tem acesso;
• Deve saber administrar o seu tempo e priorizar tarefas;
• Deve ter competências de comunicação verbal e escrita;
• Deve ser capaz de organizar o seu trabalho, usando as ferramentas do MS Office e o equipamento do escritório como, por exemplo, impressoras e scanners;
• Deve ainda saber lidar com números;
• Deve dominar o português e ter conhecimentos de, pelo menos, inglês;
• Deve ter boa memória;
• Deve ter bom humor e paciência.

Qual a formação necessária?

Para exercer esta profissão é necessário ter o Ensino Secundário completo, bem como um curso profissional na área para se destacar na procura de emprego como assistente administrativo. No entanto, em algumas áreas, já é pedido formação superior, havendo cursos superiores na área de secretariado.

No que concerne aos cursos profissionais, procure a oferta formativa em secretariado ou técnicas administrativas das escolas profissionais como, por exemplo, a Profitecla. Pode ainda encontrar cursos gratuitos no Instituto do Emprego e Formação Profissional (IEFP), CECOA ou CESAE, para aprimorar algumas das competências essenciais nesta profissão, nomeadamente informática, técnicas de comunicação, línguas, etc.

A nível do ensino superior, existem as seguintes possibilidades:

• Escola Superior de Tecnologia e Gestão de Lamego: Licenciatura em Secretariado de Administração;
• Instituto Superior de Contabilidade e Administração de Coimbra: Licenciatura em Secretariado de Direção e Administração;
• Escola Superior de Tecnologia e Gestão de Águeda: Licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial;
• Escola Superior de Educação de Castelo Branco: Licenciatura em Secretariado.