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Um guia para tempos complicados
Olga Teixeira
Olga Teixeira
23 Jun, 2021 - 12:17

Guia do trabalhador independente: impostos, contribuições, seguros

Olga Teixeira

Quanto custa ser trabalhador independente? Quais as obrigações fiscais e contributivas de quem trabalha por conta própria? E quais são os seguros obrigatórios?

Trabalhar por conta própria, ou a recibos verdes, tem vantagens e desvantagens. Se por um lado há mais flexibilidade e liberdade para escolher o horário e o local de trabalho, por outro há um conjunto de despesas associadas que devem ser bem orçamentadas.

Enquanto que para os trabalhadores por conta de outrem uma parte dessas despesas é paga pelo empregador, para quem trabalha por conta própria a fatura pode ser mais pesada.

As contas em causa dependem não só do rendimento, mas também da própria atividade. Isto porque o enquadramento fiscal não é o mesmo para todos os trabalhadores independentes e, mesmo em sede de IRS, por exemplo, é diferente se os rendimentos forem obtidos através da venda de produtos ou de serviços.

Por isso, não há contas certas e iguais para todos até porque, como veremos, são muitas as variáveis que entram nestes cálculos. Preparámos, a este propósito, um guia do trabalhador independente, que o pode ajudar a perceber melhor quais as obrigações associadas a quem trabalha por conta própria.

Guia do trabalhador independente: os impostos a pagar (IRS e IVA)

Mulher a pagar impostos via homebanking

IRS e IVA são os dois impostos com que os trabalhadores independentes têm de se preocupar, mas tudo depende do rendimento que receberem. Isto porque existem limites mínimos até aos quais estão dispensados de fazer retenção na fonte de IRS e isentos de IVA.

Além disso, as taxas variam também consoante a atividade desenvolvida.

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IRS

Os rendimentos de categoria B, ou seja, os que são obtidos através do trabalho independente, devem ser declarados e, tal como acontece no caso dos trabalhadores por conta de outrem, devem ter retenção na fonte. Ou seja, uma parte do que se ganha não chega a entrar no bolso do trabalhador.

Para quem trabalha por conta de outrem, esse valor fica na posse da empresa, que depois paga ao Fisco. No caso dos recibos verdes, esse valor é entregue pelo cliente ao Estado.

As taxas de retenção na fonte aplicáveis aos trabalhadores independentes são:

  • 25% para os rendimentos que constem da tabela de atividades profissionais no artigo 151.º do CIRS, por exemplo engenheiros, enfermeiros, contabilistas;
  • 11,5 % para os trabalhadores independentes que não estão previstos na tabela de atividades profissionais do artigo 151.º do CIRS e atos isolados;
  • 16,5% para os rendimentos provenientes de propriedade intelectual (escritores, por exemplo), industrial ou de prestação de informação sobre experiência nos setores comercial, industrial ou científico;
  • 20% para os rendimentos auferidos em atividades de valor acrescentado, com carácter científico, artístico ou técnico, definidas em portaria do membro do Governo responsável pela área das Finanças, por residentes não habituais em território português.

Isto significa que, se o valor do recibo a emitir for de 1000 euros, e sendo um rendimento sujeito a retenção de 25%, deve fazer a retenção de 250€. Ou seja, recebe 750€ e os restantes 250€ devem ser entregues ao Estado pela empresa a quem passou o recibo.  

Dispensa de retenção na fonte        

Ainda assim, a retenção na fonte não é obrigatória para todos. Isto é, se no ano anterior os seus rendimentos ficarem abaixo de um determinado montante, pode não fazer a retenção. Nesse caso, e ao passar o recibo, deve assinalar a opção Dispensa de Retenção na Fonte / art. 101.º-B, n.º 1, al. a) e b), do CIRS.

O limite do volume de negócios que dá direito a dispensa de retenção na fonte (e à isenção de IVA) sofreu alterações com a entrada em vigor do Orçamento de Estado de 2020. Antes, esse valor de referência era de 10 mil euros, mas, em 2021, passou a ser de 12.500 euros. Em 2020, e de forma transitória, o montante do limite de volume de negócios até ao qual se aplica a dispensa é de 11 mil euros.

Assim, há dispensa de retenção na fonte se o rendimento for igual ou inferior a:

  • 10 mil euros se o início de atividade ocorreu até 31/03/2020;
  • 11 mil euros se o início de atividade ocorreu a partir de 1/04/2020;
  • 12.500 euros se o início de atividade ocorreu a partir de 2021.

Se a meio do ano em que beneficia da dispensa, o contribuinte ultrapassar o valor limite estabelecido, deve começar a fazer retenção de IRS no recibo seguinte.

Pagamento por conta

Se não faz retenção na fonte terá na mesma de pagar IRS, através dos chamados pagamentos por conta, feitos três vezes por ano (em julho, setembro e dezembro).

As Finanças, tendo em conta os rendimentos que declarou – em 2021 vão ter em conta os rendimentos de 2020 – fazem um cálculo e, partindo do princípio que este ano vai manter o rendimento, cobram-lhe o respetivo IRS.

Os acertos fazem-se quando entregar a próxima declaração: se pagou a mais vai receber o reembolso, se pagou a menos vai ter de entregar ao Fisco o montante de IRS que ficou em falta.

Tal como nos casos anteriores, o valor do pagamento por conta vai depender do rendimento, mas este é mais um fator a ter em consideração quando se fazem as contas a quanto custa ser trabalhador independente.

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IVA

O pagamento de IVA só é obrigatório para quem ultrapassar os valores acima referidos. Ou seja:

  • Para quem iniciou atividade até 31/03/2020 e ultrapassou os 10 mil euros de faturação em 2020;
  • Para quem iniciou atividade depois de 01/04/2020 e faturou mais de 11 mil euros no decorrer de 2020;
  • Para quem iniciou atividade depois de 01/01/2021 e faturou mais de 12500 euros.

Quem faturou mais de 12500 euros em 2020 e iniciou atividade por exemplo em 2019, em 2021 também já não está isento de IVA nem IRS. O limiar de 12.500 euros será aplicável no ano de 2021, com referência ao volume de negócios atingido em 2020.

Quando o limite é ultrapassado, os trabalhadores independentes mantêm-se isentos da cobrança de IVA apenas até janeiro do ano seguinte já que, a partir dessa data, têm de apresentar à Autoridade Tributária e Aduaneira uma declaração de alteração de atividade.

Depois, a partir de fevereiro, está prevista a obrigação de realizar a cobrança de IVA junto das entidades a quem prestam serviços. Este valor deve ser então entregue ao Estado, podendo, no entanto, ser deduzidas despesas relacionadas com a atividade.

A declaração periódica do IVA é mensal ou trimestral, em função da faturação do trabalhador independente.

Estão também obrigados ao pagamento de IVA os trabalhadores independentes que tenham contabilidade organizada e que pratiquem operações de importação, exportação ou atividades conexas.

São igualmente obrigados a pagar IVA se as vendas ou prestação de serviços forem na área dos desperdícios, resíduos e sucatas recicláveis.

Contabilidade organizada ou regime simplificado?

Os trabalhadores independentes com rendimentos anuais até 200 mil euros são automaticamente colocados no regime simplificado, mas podem optar pela contabilidade organizada.  

No regime simplificado não será necessário contratar um contabilista certificado, evitando assim mais uma despesa. No entanto, este regime também não permite deduzir as despesas com a atividade. Para efeitos fiscais, apenas é considerada uma parte dos rendimentos obtidos, que varia conforme a atividade.

O regime de contabilidade organizada também está acessível a quem ganhar menos de 200 mil euros anuais. E, nesse caso, já permite deduzir despesas com a atividade, mas obriga também a que sejam considerados os rendimentos brutos anuais. 

Contribuições para a Segurança Social

Trabalhadora independente a calcular os impostos a pagar

Esta é uma despesa obrigatória, exceto para quem abriu atividade há menos de 12 meses. Nesse caso, e até para poder beneficiar de proteção social caso seja necessário, pode fazer uma contribuição voluntária no valor de 20 euros.

No caso dos trabalhadores independentes não abrangidos pelo regime de contabilidade organizada, o valor da contribuição é calculado trimestralmente, com base nos valores que constam da declaração trimestral.

Esse rendimento é dividido por três e é aplicada uma taxa de 21,4%. Esse é o valor da contribuição a pagar.   

O montante a pagar não tem em conta o total do rendimento declarado; é apurado com base no chamado rendimento relevante. Ou seja, 70% dos rendimentos na prestação de serviços ou 20% dos rendimentos associados à produção e venda de bens.

Por exemplo: Valor da declaração trimestral = 3000€. Dividindo por três ficamos com um rendimento médio mensal de 1000€, sendo que 70% equivale a 700€. Sobre estes 700€, aplica-se a taxa de 21,4%, o que representa uma contribuição mensal de 149,8€.  

No entanto, e para pagar mais ou menos, o trabalhador independente pode, quando apresentar a declaração trimestral, alterar o rendimento relevante, aumentando-o ou diminuindo-o em intervalos de 5%. Estas alterações podem ser feitas até um limite de 25%, sem prejuízo dos limites previstos: mínimo de 20,00€ e máximo de 12xIAS (ou seja, 5.265,72 € em 2021).

Para quem tem está abrangido pelo regime de contabilidade organizada, o rendimento relevante é calculado com base no lucro tributável do ano anterior. Esse valor é dividido por 12, sendo que o limite mínimo é de 1,5 vezes o valor do IAS (658,22€ em 2021).

Calendário fiscal dos trabalhadores independentes

Os trabalhadores independentes devem ter sempre à mão as datas das obrigações declarativas e contributivas, para que nenhuma obrigação com o Estado falhe por esquecimento.

Datas da declaração mensal ou trimestral à Segurança Social

Por norma, o pagamento das contribuições é mensal e tem de ser efetuado entre o dia 10 e o dia 20 do mês seguinte àquele a que as mesmas respeitam. Já a declaração trimestral deve ser entregue:

  • Até 31 de janeiro, os trabalhadores independentes têm de declarar os rendimentos respeitantes ao último trimestre do ano anterior (outubro, novembro e dezembro de 2020). Tem também, nesta data, que confirmar ou declarar os valores dos rendimentos relativos ao ano civil anterior;
  • Até 30 de abril, deve submeter os rendimento auferidos em janeiro, fevereiro e março;
  • Até 31 de julho, os rendimentos auferidos em abril, maio e junho;
  • E até 31 de outubro, os rendimentos que auferiu em julho, agosto e setembro.
Declaração trimestral dos recibos verdes
Veja também Declaração trimestral dos recibos verdes: o guia essencial

Datas de entrega da declaração periódica do IVA

De acordo com o artigo 41º do Código do IVA, a declaração periódica deve ser submetida no Portal das Finanças:

  • Até ao dia 10 do 2.º mês seguinte àquele a que respeitam as operações (declaração periódica de IVA mensal). Recorde-se que a entrega da declaração periódica de IVA mensal é obrigatória para quem teve um volume de negócios igual ou superior a 650 mil euros no ano civil anterior;
  • Até ao dia 15 do 2.º mês seguinte ao trimestre do ano civil a que respeitam as operações (declaração periódica de IVA trimestral), sendo que o pagamento deve ser feito até dia 20. Ou seja:
    • 1.º trimestre: entrega até 15 de maio e pagamento até ao dia 20;
    • 2.º trimestre: entrega até 15 de agosto e pagamento até ao dia 20;
    • 3.º trimestre: entrega até 15 de novembro e pagamento até ao dia 20;
    • 4.º trimestre: entrega até 15 de fevereiro e pagamento até ao dia 20.

Nota: Importa frisar que, por causa da pandemia, o Governo tem adotado uma política de flexibilização do calendário fiscal, prorrogando o prazo de entrega e de pagamento do IVA para o dia 20 e 25, respetivamente, independentemente do contribuinte estar no regime mensal ou trimestral do IVA.

como preencher a declaração periódica do IVA
Veja também Como preencher a declaração periódica do IVA passo a passo

Há algum seguro obrigatório para os trabalhadores independentes?

Nas contas para perceber quanto custa ser trabalhador independente há mais uma parcela a acrescentar: o seguro obrigatório. Trata-se de um seguro de acidentes de trabalho, semelhante ao que é feito para os trabalhadores por conta de outrem.

A principal diferença é que, neste caso, tem de ser pago pelo próprio. O valor do seguro depende da atividade, dos rendimentos e das coberturas contratadas, pelo que é conveniente estar atento a todos esses detalhes.

Como é obrigatório, estão previstas multas entre os 50 e os 500 euros para quem não o tiver.

IRS para quem passa recibos verdes
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